Zakładając firmę w 2015 roku oprócz tego, że przemawiało za tym nasze doświadczenie w rekrutacji, jak i branży IT, kierowaliśmy się również obecną sytuacją na rynku pracy w tamtym czasie. Widzieliśmy stale rosnące globalne zapotrzebowanie na osoby z technicznymi umiejętnościami, a także wyzwania w ich zatrudnianiu. Jednak ten artykuł nie jest historią o tym jak rozwinęliśmy nasz biznes, lecz o tym jak praca w agencji rekrutacyjnej (takiej jak Next Technology Professionals) wygląda od środka. Mamy nadzieję, że uda nam się odczarować kilka mitów i tym samym przekonać, że rolą agencji nie jest nękanie specjalistów IT wiadomościami na LinkedIn lub nieuzasadnione wyciąganie pieniędzy z portfeli klientów😉
Czym jest agencja rekrutacyjna?
W najprostszych słowach, agencja rekrutacyjna jest pośrednikiem pomiędzy firmą, która chce kogoś zatrudnić, a osobą poszukującą pracy. Wewnętrznie prowadzony proces rekrutacji może być bardzo czasochłonny, dlatego agencje sprawdzają CV i rozmawiają z kandydatami, którzy następnie spotykają się z Hiring Managerem z danej firmy. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za dział kadr nie muszą poświęcać czasu na przyciąganie kandydatów oraz przeglądanie mnóstwa profili i serwisów rekrutacyjnych, aby znaleźć kilku najbardziej dopasowanych pracowników spełniających ich oczekiwania.
| Ciekawostka💡 Z naszego doświadczenia wynika, że aby wysłać 2-5 dobrych CV do klienta, rekruter często musi skontaktować się z ponad 500 osobami. |
Jako agencja bardzo cenimy sobie współpracę z komunikatywnymi pracownikami naszego klienta, którzy poza byciem profesjonalistami, są również fajni osobowościowo. Lubimy pracować z firmami, które podobnie jak my postrzegają rynek i pracowników. Z tego powodu nigdy nie rekomendujemy niedopasowanych kandydatów, dla których motywacją jest tylko zwiększenie obecnych zarobków, takich, którzy często zmieniają miejsca pracy lub osób, które okazały się nieprzyjemne i roszczeniowe już podczas pierwszych kontaktów. Liczy się dla nas odnajdywanie ludzi z pasją, którzy z zaangażowaniem podchodzą do wykonywanych obowiązków. Dzięki temu, że mamy otwartych klientów, to na początku współpracy bardzo szczerze rozmawiamy o tym jak wygląda ich firma od środka. Pozwala nam to na obiektywne przedstawienie informacji kandydatowi i uniknięcie potencjalnych rozczarowań na dalszym etapie. Dodatkowo, nigdy nie naciskamy kandydatów na podjęcie decyzji, ponieważ mamy świadomość, że proces rekrutacyjny musi być dopasowany po obydwu stronach – wywieranie presji nie prowadzi do osiągnięcia sukcesu.
Co mierzy agencja?
Aby mieć pewność, że agencja rekrutacyjna jest wiarygodna, warto zapoznać się z metrykami, którymi kieruje się podczas prowadzenia procesów. Jest to nie tylko źródło ciekawych danych, lecz także dowód świadczący o profesjonalizmie i skuteczności podjętych działań.
Kilka przykładowych wskaźników, które monitorujemy w naszej analityce:
- Liczba skontaktowanych kandydatów na dane stanowisko,
- Liczba przesłanych CV vs liczba kandydatów zaproszonych na pierwszą rozmowę (tym wskaźnikiem mierzymy czy nasze poszukiwania idą w prawidłowym kierunku i czy kandydaci są dobrze dopasowani),
- Czas od startu zlecenia do zatrudnienia kandydata,
- Czas przez jaki nasi kandydaci pracują u klienta.
Jak wygląda współpraca z agencją rekrutacyjną?
Metody negocjowania i pobierania opłat różnią się między agencjami rekrutacyjnymi i zależą najczęściej od wynagrodzenia poszukiwanego pracownika, oraz tego czy wakat jest tymczasowy, czy stały. Standardowe koszty rekrutacji wahają się od 15% do 20% pierwszej rocznej pensji kandydata, ale w przypadku stanowisk wysokiego szczebla lub trudnych do obsadzenia może to sięgać nawet do 30%.
Chociaż opłata pobierana przez agencję rekrutacyjną może czasami wydawać się duża, jest to koszt, który jest jednocześnie inwestycją, gdyż w zamian znajduje się odpowiednią osobę, która pasuje do organizacji lub konkretnego zlecenia. Dodatkowo, agencja gwarantuje szybkie znalezienie kandydata, a często koszt tego, że projekt nie może wystartować z powodu braku ludzi lub frustracji zespołu spowodowanej zbyt dużą ilością zadań, może być wielokrotnie wyższy.
3 najpopularniejsze modele współpracy z agencją rekrutacyjną:
Model Success fee – to model, który nie wymaga przedpłaty, lecz opiera się na opłacaniu agencji w 100% na końcu procesu rekrutacyjnego. Faktura najczęściej jest wystawiana kiedy kandydat podpisze umowę lub pierwszego dnia jego pracy.
Model mieszany (Semi-retainer) – przedpłata zwykle wynosi około 10-40% wartości projektu, a pozostałą kwotę klient wpłaca na koniec tego projektu.
Model Retainer – zazwyczaj dzieli się na 3 (ale można też znaleźć rozwiązania z podziałem na 4) raty. Wynagrodzenie wypłacane jest agencji po zakończeniu etapów takich jak: rozpoczęcie procesu rekrutacji, prezentacja kandydatów i zamknięcie procesu.
W przypadku rekrutacji stałych, proces współpracy z agencją może składać się z następujących kroków:
1. Firma, która szuka wykwalifikowanego pracownika kontaktuje się telefonicznie lub mailowo z konsultantem z agencji.
2. Odbywają się rozmowy o potrzebach oraz wymaganiach klienta (jest to również przestrzeń na konsultacje i dzielenie się najlepszymi praktykami ze względu na doświadczenie osób pracujących w agencji).
3. Po ustaleniach warunków współpracy organizowana jest rozmowa z dedykowanymi pracownikami agencji i pracownikiem działu HR (lub Hiring Managerem). Na tym etapie zwykle zdobywa się więcej informacji o technologiach, projekcie oraz zespole.
4. Rozpoczyna się proces poszukiwania kandydatów. Najpopularniejszymi źródłami są wewnętrzne bazy (kluczowe w przypadku pilnych rekrutacji), LinkedIn i portale z ofertami pracy. Naszym standardem jest wysyłanie szczegółowego feedbacku po 7 dniach pracy nad danym wakatem – dzięki temu klient jest na bieżąco informowany o postępach procesu.
| Ciekawostka💡 W naszej wewnętrznej bazie mamy zgromadzone dane kontaktowe do ponad 40 tysięcy kandydatów. |
5. Pierwszy kontakt kandydata z rekruterem jest w formie wiadomości tekstowych i 30/45-minutowej rozmowy telefonicznej lub wideo. W trakcie rozmowy rekruter zwraca szczególną uwagę na motywację kandydata do zmiany pracy, zdobyte doświadczenie, umiejętności techniczne i miękkie, dopasowanie do zespołu, oczekiwania finansowe i jego dostępność. Po takiej selekcji, CV kandydata jest wysyłane do klienta i to po jego stronie leży odpowiedzialność za dalsze etapy rekrutacji. Pracownicy agencji jednak przez cały ten czas trzymają rękę na pulsie i są w stałym kontakcie z kandydatem i jego potencjalnym pracodawcą. Agencja może także pośredniczyć w umawianiu na spotkania oraz procesie składania oferty.
6. Gdy obydwie strony chcą rozpocząć współpracę, pracownicy agencji kontrolują przebieg podpisania umowy i zapewniają doradztwo w przypadku wszelkich pytań lub wątpliwości (np. odnośnie formy zatrudnienia).
7. Zaangażowanie agencji rekrutacyjnej jednak nie kończy się w dniu, w którym kandydat zaczyna pracę. Agencje, którym zależy na podtrzymywaniu relacji i zapewnieniu klienta o tym, że nowy pracownik zostanie w firmie przez dłuższy czas, działają na tzw. „gwarancji” (najczęściej 3-miesięcznej). Oznacza to, że agencja ponownie i bezpłatnie uruchamia proces rekrutacyjny, jeżeli któraś ze stron jednak się rozmyśli i postanowi zakończyć współpracę w trakcie trwania okresu gwarancji.
Wiarygodność agencji rekrutacyjnych
„Agencje celowo dmuchają stawki, bo ze wzrostem stawek rosną jej prowizje w modelu success fee.” – z takim stwierdzeniem zdarza się nam spotykać, jednak naszym zdaniem jest to niesłuszny zarzut. Najlepiej zobrazować to na kilku przykładach:
Przykład 1: Firma zaoferowała kandydatowi 22 000 zł netto na umowie o pracę. Kandydat powiedział, że przyjmie ofertę, ale oczekuje tylko 500 zł więcej, żeby opłacało mu się zawiesić działalność B2B. Nie otrzymał tej kwoty. Efekt – odrzucił ofertę.
Przykład 2: Kandydat podał oczekiwania finansowe 150zł/h na poziomie rynkowym, tyle otrzymał. Wszystko w ofercie jest w porządku, ale w innej ma ciekawszy projekt. Efekt – odrzucił ofertę.
Przykład 3: Kandydat podał oczekiwania na poziomie poniżej stawki rynkowej i dokładnie tyle otrzymał. Efekt – odrzucił ofertę, bo inna firma zaoferowała mu stawkę rynkową.
Rola agencji jest taka, że rozmawiamy z kandydatem i wiemy czy uczestniczy w innych procesach rekrutacyjnych (a jeśli tak, to na jakim są one etapie). Jeśli kandydat ma inne oferty, to wiemy na jakim poziomie, jak je ocenia i jak bardzo jest on skłonny je przyjąć. O sytuacji kandydata informujemy klientów. Czasami kluczem jest czas – trzeba przede wszystkim SZYBKO złożyć ofertę. Innym razem ważne jest to, żeby pracodawca NIE NEGOCJOWAŁ wynagrodzenia kandydata, tzn. zaoferował mu dokładnie tyle, ile oczekuje. Jeszcze innym razem rekomendujemy ZWIĘKSZENIE KWOTY, jeżeli wiemy, że kandydat rozważa oferty na wyższym poziomie lub jego zdaniem projekt jest ciekawszy, a my czujemy, że odrzuci ofertę pracodawcy, któremu bardzo zależy na zatrudnieniu tego konkretnego kandydata. Czasami jednak NIE WARTO ZMIENIAĆ NIC – kandydat przyjmie ofertę, która jest dla niego szykowana.
Im wyższa kwota, tym większe szanse na przyjęcie oferty. To oczywiste! Ale zwiększenie budżetu nie jest proste. Wymaga to kontaktu pracownika działu HR z Hiring Managerem, który może być niedostępny lub niechętny takiemu rozwiązaniu, dlatego warto o to pytać dopiero wtedy, gdy sytuacja jest wyjątkowa.
A co jeżeli naszym zdaniem warto zwiększyć ofertę dla kandydata, pracodawca odmówi, jednak mimo tego kandydat przyjmie ofertę z pierwotną, niższą stawką? Co firma/pracodawca pomyśli sobie o takim doradztwie? Jeden raz – wybaczy, drugi raz – zakończy współpracę. Nikt rozsądny nie będzie tak działał i ryzykował.
A może lepiej wysyłać kandydatów od razu ze zwiększoną kwotą? To także (na dłuższą metę) jest absurdem. Jeśli agencja wyśle czterech drogich kandydatów o oczekiwaniach powyżej rynkowych, a firma samodzielnie dzięki ogłoszeniu/sieci kontaktów znajdzie choć jednego na zbliżonym poziomie merytorycznym, ale tańszego, to właśnie tego zatrudni. Albo jeśli jakaś agencja wysyła celowo drogich kandydatów, to znajdzie się inna (firmy zwykle współpracują z kilkoma agencjami), która tak nie robi i właśnie jej kandydatów zatrudni pracodawca. W obu przypadkach efekt będzie taki sam – „droga” agencja działająca w modelu success fee zarobi równe 0 zł.
Pytanie jest więc takie: kto będzie poświęcał min 40h pracy rekrutera (tyle mniej więcej trzeba, żeby wysłać 3-5 dobrych CV), żeby zarobić może 10% więcej ryzykując wszystkim? To już byłby hazard 🙂
Czy w agencji rekrutacyjnej można się rozwijać?
Osoby, które zastanawiają się nad pracą w agencji, zarówno na stanowisku rekrutera oraz konsultanta biznesowego, mogą mieć wątpliwości odnośnie tego czy w takich warunkach będą w stanie rozwijać swoje zawodowe skrzydła. Owszem, taka praca bywa monotonna – nie ukrywajmy, że skontaktowanie kilkuset osób może okazać się nużące, jednak nie musi! Tak naprawdę każdy dzień wygląda inaczej, bo klienci, projekty rekrutacyjne, a przede wszystkim kontaktowani kandydaci, różnią się od siebie.
| Ciekawostka💡 W naszej firmie co miesiąc odbywają się szkolenia techniczne, podczas których wszyscy pracownicy poszerzają swoją wiedzę z określonego obszaru IT. |
Oprócz stałych międzyludzkich interakcji, w agencji rekrutacyjnej IT można zdobyć know-how od współpracowników, a także rekrutowanych specjalistów (np. odnośnie języków programowania lub frameworków zyskujących w ostatnim czasie na popularności). Jeżeli ktoś jest ciekawy świata, otwarty na nowe znajomości i ambitny, praca w agencji z pewnością doda mu wiatru w żagle. Po osobach, które obecnie zatrudniamy w firmie widać jak duży postęp można zrobić zaledwie w kilka miesięcy.
Zanim wejdzie się na ścieżkę kariery jako IT rekruter ważne jest, żeby mieć świadomość, że do wykonywania tego zawodu potrzeba o wiele więcej niż tylko chęci zdobycia wysokiej pensji. W naszej agencji zawsze mocno kibicujemy kandydatom w osiągnięciu sukcesu u naszego klienta, ponieważ wierzymy, że prawdziwemu rekruterowi zależy na kandydacie i wspieraniu go w profesjonalnym rozwoju. Trzeba jednak też mieć świadomość, że w wykonywaniu tego zawodu również pojawia się wiele wyzwań. Wiadomo, że nie wszystkie procesy rekrutacyjne są łatwe, szybkie i przyjemne, lecz potrafią trwać nawet kilka tygodni. Dodatkowo, zachowania niektórych kandydatów, jak np. ignorowanie wiadomości, nie odbieranie telefonów lub nie pojawianie się na umówionych spotkaniach, pokazują jak wiele trzeba mieć w sobie samozaparcia oraz dyscypliny, żeby być skutecznym rekruterem. Tej wytrwałości, którą mają w sobie nasi rekruterzy, życzymy wszystkim czytelnikom!
Czy warto więc współpracować z agencją rekrutacyjną w branży IT? Zostawiamy to do indywidualnej oceny, lecz mamy nadzieję, że przynajmniej udało nam się uchylić rąbka tajemnicy odnośnie funkcjonowania agencji rekrutacyjnych. Chyba nie taki diabeł straszny jak (niektórzy) go malują, prawda?🙂