Projektowanie procesu rekrutacyjnego jest jednym z głównych zadań osób pozyskujących nowe talenty do współczesnych organizacji. Niezwykle ważne jest określenie poszczególnych etapów selekcji kandydatów oraz zaplanowanie sposobów weryfikacji ich kwalifikacji. Zadanie to może okazać się trudne i czasochłonne, szczególnie w przypadku dużej liczby spływających aplikacji oraz presji czasu, z którą obecnie zmaga się wielu rekruterów. Co więcej, członkowie zespołów rekrutacyjnych mają świadomość, że niewłaściwie zaprojektowany proces selekcji może wiązać się z wysokimi kosztami dla całej organizacji. Jeśli chcemy uniknąć błędów w rekrutacji, po wstępnej selekcji CV warto zaplanować screening telefoniczny.
Podczas phone screeningu mamy okazję zweryfikować zarówno najważniejsze kwalifikacje kandydata, jak i odpowiedzieć na nurtujące go pytania. W efekcie nawiązujemy pierwszy kontakt z potencjalnymi pracownikami i pozwalamy na lepsze poznanie przez nich firmy jako pracodawcy. W trakcie rozmowy możemy wyjaśnić niespójności w CV, upewnić się, czy kandydat dobrze rozumie ofertę pracy oraz ustalić oczekiwane wynagrodzenie. A dopiero później zdecydować, czy powinien być on zaproszony na kolejne spotkania, odbywające się w szerszym gronie, np. z udziałem Hiring Managera. Dzięki temu, oszczędzamy zasoby organizacji oraz czas przedstawicieli firmy, których angażujemy w uczestnictwo w wywiadach rekrutacyjnych, zaplanowanych w kolejnych etapach procesu.
W czym może nam pomóc phone screening i jak właściwie go przeprowadzić?
Tego dowiesz się z artykułu.
Cel phone screeningu
Celem telefonicznego screeningu kandydatów jest, przede wszystkim, sprawdzenie danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, które pomoże nam wyselekcjonować odpowiednie osoby do kolejnego spotkania rekrutacyjnego. Warto wykorzystać rozmowę do zadania pytań o te aspekty, które podczas weryfikacji aplikacji wzbudziły nasze wątpliwości lub ciekawość.
Jednocześnie musimy pamiętać, że każda rozmowa z kandydatem powinna opierać się na relacji partnerskiej. Screening możemy więc wykorzystać do dokładniejszego zapoznania kandydata z naszą ofertą oraz rozwiania jego wątpliwości. Tak, aby również druga strona mogła zdecydować, czy warunki pracy w naszej firmie są dla niej interesujące i czy chce pozostać w procesie rekrutacyjnym.
Jak przygotować się do screeningu telefonicznego?
Podczas rozmów telefonicznych z kandydatami możemy napotkać różne przeszkody. Ze względu na ich formę może zdarzyć się, że kandydat nie będzie czuł się w pełni komfortowo. Dodatkowo, trudniej będzie nam nawiązać z nim relację, a przez kontakt pośredni, może brakować nam możliwości obserwacji reakcji i zachowań rozmówcy. Warto więc zadbać o odpowiednie przygotowanie do screeningu kandydatów, żeby zminimalizować ryzyko popełnienia błędów.
Jak zaplanować screening telefoniczny?
Określ, najważniejsze wymagania na danym stanowisku.
Przed rozpoczęciem procesu rekrutacyjnego, rekruter powinien każdorazowo przeprowadzić dogłębną analizę potrzeb Hiring Managera. Podczas rozmowy z przyszłym przełożonym nowego pracownika dowiemy się, które z wymagań są absolutnie konieczne do spełnienia, a które mile widziane. Pomoże nam to nie tylko w stworzeniu odpowiedniego ogłoszenia rekrutacyjnego, ale również w zaplanowaniu weryfikacji kwalifikacji i kompetencji kandydatów.
Screening jest z założenia krótką, wstępną rozmową, więc nie powinniśmy zadawać na nim kandydatowi zbyt wielu pytań. Wybierzmy najważniejsze kwestie i to na nich skoncentrujmy się podczas rozmowy. Wszystkie pozostałe aspekty, takie jak dodatkowe kwalifikacje, które nie są traktowane jako tzw. must have, zostawmy na kolejny wywiad z kandydatem.
Podczas rozmowy telefonicznej warto upewnić się, że kandydat dobrze rozumie oferowaną rolę oraz że spełnia podstawowe wymagania, takie jak dyspozycyjność, odpowiednie oczekiwania finansowe oraz znajomość niezbędnych do pracy narzędzi. Dzięki temu stworzymy kryteria pierwszego lejka rekrutacyjnego, które pomogą nam wyłonić osoby spełniające podstawowe wymagania.
Uprzedź kandydata o rozmowie i sprawdź, czy ma czas i przestrzeń na interview
Kiedy już przyjdzie czas na rozmowę, warto skontaktować się z kandydatem jeszcze przed chwyceniem za telefon. Nikt nie lubi być zaskakiwany. Umawiając się na rozmowę wcześniej, zapewnimy kandydatowi większy komfort, co najprawdopodobniej wpłynie pozytywnie na ilość zdobytych przez nas informacji podczas właściwej rozmowy.
Dzięki temu kandydat będzie mógł lepiej się przygotować i zapewnić sobie przestrzeń, gdzie nikt nie będzie mu przeszkadzać, ani podsłuchiwać. W ten sposób unikniemy też problemów z zasięgiem i innych zakłóceń, które mogą nam towarzyszyć np. gdy kandydat odbierze telefon podczas podróży lub wykonywania innych obowiązków. Dodatkowo, pokażemy kandydatowi, że dbamy o jego czas i komfort oraz spokojnie będziemy mogli porozmawiać o kwestiach, które dla niektórych są krępujące lub wymagają dłuższego zastanowienia i koncentracji.
Zweryfikuj CV przed rozmową
Przed przeprowadzeniem wstępnego screeningu z kandydatem, powinniśmy dokładnie zapoznać się z jego dokumentami aplikacyjnymi. Rozmowa telefoniczna będzie idealną okazją do tego, aby rozwiać wszelkie wątpliwości, które pojawiły się w naszej głowie podczas ich weryfikacji. Warto przed przeprowadzeniem screeningu zanotować wszystkie kwestie, które budzą naszą ciekawość lub niepewność oraz zaznaczyć najważniejsze elementy CV, o które chcielibyśmy jeszcze dopytać. Może to być np. prośba o wyjaśnienie częstych zmian pracodawców albo weryfikacja powodów wystąpienia dużej luki w doświadczeniu zawodowym.
Sprawdź motywację kandydata
Podczas pierwszego kontaktu z kandydatem warto zweryfikować jego nastawienie i zapytać o powody, jakie kierowały nim podczas aplikacji na dane stanowisko. Możemy sprawdzić, co motywuje kandydata do pracy, na czym najbardziej mu zależy podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków oraz co wie o branży, w której działa nasza firma. Dzięki temu będziemy mogli lepiej poznać potencjalnego pracownika i rozpoznać, na ile odnajdzie się w firmowej rzeczywistości oraz czy jesteśmy w stanie zaproponować mu wszystkie benefity, na które liczy podczas zmiany pracodawcy.
Udziel wszystkich najważniejszych informacji kandydatowi
Pamiętajmy, że każdy wywiad rekrutacyjny jest dialogiem. W czasie rozmowy to nie tylko rekruter zdobywa informacje o kandydacie. Druga strona też ma wiele wątpliwości. Dlatego podczas budowania relacji z kandydatami tak ważne jest pozostawienie przestrzeni na ich pytania. Planując screening telefoniczny nie zapomnijmy o sprawdzeniu, czy wszystko jest dla kandydata jasne oraz czy jest coś jeszcze, co możemy wyjaśnić. Opowiedzmy o firmie i stanowisku, na jakie prowadzona jest rekrutacja. Przybliżmy kandydatom sylwetkę menadżera i potencjalnych kolegów z zespołu. Jeżeli rekrutacja dotyczy konkretnego projektu, opowiedzmy o nim. Pod koniec rozmowy zapytajmy kandydata, czy możemy wyjaśnić jeszcze jakieś kwestie, które nie przyszły nam do głowy podczas planowania wywiadu. Im łatwiej kandydatowi będzie wyobrazić sobie codzienność w nowej pracy, tym lepszą decyzję podejmie, kiedy otrzyma od nas finalną ofertę.
Pytania, które warto zadać podczas wstępnego wywiadu rekrutacyjnego
Screening telefoniczny może przybierać formę wywiadu spontanicznego. Warto jednak przygotować kilka podstawowych pytań, które nadadzą rozmowie strukturę oraz pomogą nam uzyskać wszystkie najważniejsze informacje.
Jakiego rodzaju pytania powinny pojawić się podczas screeningu?
- Pytania o podstawowe informacje, czyli ogólne pytania, które badają zbieżność odpowiedzi z informacjami zawartymi w CV kandydata, np. „Jakie były główne obowiązki na zajmowanym przez Pana/Panią stanowisku u ostatniego pracodawcy?”.
- Pytania rozwiewające wątpliwości rekrutera, które zadajemy, jeśli w CV brakuje części informacji lub są one niejasne, np. „Co wpłynęło na Pana/Pani decyzje o zmianie branży?”.
- Pytania weryfikujące motywację kandydata, które pozwalają określić dopasowanie kandydata do kultury organizacyjnej oraz sprawdzają, co motywuje go do podjęcia nowej roli, np. „Co najbardziej zainteresowała Pana/Panią w naszej ofercie pracy?”.
- Pytania o oczekiwania finansowe, które warto zadawać szczególnie w sytuacji, kiedy w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie pojawiła się informacja o oferowanych na danym stanowisku zarobkach.
- Pytania o dostępność i elastyczność kandydata, które pozwalają określić, kiedy kandydat może zacząć pracę w firmie, w jakiej formie (stacjonarna, zdalna, hybrydowa) oraz w jakim wymiarze godzin.
Checklista dobrze przeprowadzonego phone screeningu
Pierwszy kontakt ze strony rekrutera jest świetną okazją do zaprezentowania się z jak najlepszej strony, zarówno dla kandydata, jak i dla przedsiębiorstwa. Nadal zdarza się nam popełniać błędy, które mogą w znaczący sposób wpłynąć na candidate experience, a zarazem wizerunek całej firmy jako pracodawcy.
O czym powinniśmy pamiętać, aby kandydaci pozytywnie wspominali wstępne rozmowy z rekruterami w naszym przedsiębiorstwie?
- Nie zaskakujmy kandydata telefonem. Warto umówić się z nim na odpowiadający obu stronom termin, nawet jeśli rozmowa ma potrwać tylko 15 minut. Najlepiej zróbmy to mailowo/przez wiadomość na LinkedIn tak, żeby przypomnieć kandydatowi, o jaką ofertę chodzi i pozwolić mu przygotować się na telefon.
- Przed rozmową przygotujmy pytania weryfikujące, których omówienie zajmie nam maksymalnie 20 minut. Screening telefoniczny nie powinien trwać zbyt długo, ani przybierać formy tzw. „przepytywanki”. Pytajmy tylko o niezbędne kwestie, które sprawdzają podstawowe założenia i wymagania naszej oferty pracy.
- Przygotujmy przed wywiadem dokumenty aplikacyjne kandydata tak, żeby mieć do nich wgląd podczas rozmowy. Warto przygotować wcześniej notatki, aby nie zapomnieć o wyjaśnieniu wszystkich treści w CV, które budzą nasze wątpliwości.
- Traktujmy rozmowę jako dialog, podczas którego zarówno rekruter chce poznać kandydata, jak i kandydat firmę, do której aplikuje. Na początku rozmowy przypomnijmy, o jakim ogłoszeniu mowa oraz przedstawmy więcej szczegółów o ofercie, które nie znalazły się w ogłoszeniu o pracę.
- Po odpowiedzi na pytania kandydata, nie zapomnijmy o przedstawieniu dalszych kroków procesu rekrutacyjnego. Kandydat powinien wiedzieć dokładnie kiedy może spodziewać się kontaktu z nami oraz w jakiej formie otrzyma informację zwrotną.
- Zawsze przekazujmy kandydatowi feedback.
Jeżeli szukasz wsparcia w zatrudnianiu specjalistów IT, skontaktuj się z nami. Nasi wyszkoleni rekruterzy wiedzą jak przeprowadzić skuteczny phone screening.