W celu dogłębnego zbadania kompetencji często wymagamy od kandydata niemałej inwestycji zarówno czasu, uwagi, jak i stresu. Proces oceny czasem bywa dla niego męczący i niekomfortowy. Rekrutacja jest swego rodzaju rywalizacją i dla wielu kandydatów wiąże się z ryzykiem, że mimo poniesionych przez nich starań, nie otrzymają pracy, o którą się ubiegają. Dlatego, nawet w sytuacji odrzucenia aplikacji, warto dać im coś w zamian.
Niestety pracodawcom wciąż zdarza się zapominać o jednym z najważniejszych elementów tworzenia pozytywnych doświadczeń kandydatów. Proces rekrutacji często kończy się wraz z podjęciem decyzji o zatrudnieniu jednego z kandydatów, a ci, którym nie udało się przejść do tego etapu, są nieraz pomijani. Zadowalamy się krótkim mailem, informującym uczestnika rekrutacji o odrzuceniu jego kandydatury, czasem dodając tylko oklepaną formułkę o pozostawieniu jego aplikacji w bazie.
Takie zachowanie nie wpływa dobrze na wizerunek firmy na rynku pracy. Jeżeli chcemy zadbać o profesjonalny proces selekcji, musimy dać coś od siebie. A najlepszą rzeczą, jaką możemy zaoferować, jest informacja zwrotna, która uzasadni decyzję ze strony pracodawcy, wyjaśni wątpliwości kandydatów oraz pozwoli im na rozwój kompetencji.
Feedback powinien być spersonalizowany, merytoryczny, taktowny i oparty na faktach. Brzmi prosto, jednak nie zawsze rekruterzy są przygotowywani do tego typu rozmów. Warto zwrócić na to uwagę i zadbać o odpowiednie szkolenia, gdyż nieumiejętne udzielenie feedbacku kandydatom do pracy może wyrządzić firmie więcej szkody niż korzyści.
W tym artykule prezentujemy kilka wskazówek, jak właściwie prowadzić feedback w rekrutacji.
1. Systematycznie udzielaj informację zwrotną wszystkim kandydatom
Pamiętaj, że każdy kandydat powinien otrzymać od nas informację zwrotną, bez względu na efekt rekrutacji. Kiedy ktoś wysyła nam swoje dokumenty, zależy mu na tym, żeby wiedzieć, jaki jest status jego aplikacji i kiedy może spodziewać się dalszych informacji. Dlatego od momentu publikacji oferty pozostawaj w stałym kontakcie z kandydatami i prowadź ich przez kolejne etapy procesu.
Po każdym etapie selekcji rekruter powinien skontaktować się z aplikującym i przekazać konkretną informacją (pozytywną lub negatywną):
- pozytywną wraz z zaproszeniem do udziału w kolejnym etapie rekrutacji lub ofertą zatrudnienia,
- negatywną wraz z wyjaśnieniem powodów takiej decyzji.
Ważne jest też dopilnowanie wcześniej obiecanych terminów. Jeśli zadeklarowałeś, że wrócisz z informacją za 3 dni, skontaktuj się z kandydatem, nawet jeśli nie masz dla niego jeszcze nowych informacji. Bądź szczery. Lepiej poinformować osobę oczekującą na wieści, że proces decyzyjny w firmie się przedłuża niż pozostawić ją w niewiedzy.
2. Dostosuj formę feedbacku do zaangażowania kandydata w proces rekrutacyjny
Oczekiwania kandydatów odnośnie procesu rekrutacyjnego są bardzo wysokie i często pojawiają się już po złożeniu aplikacji w odpowiedzi na ofertę pracy. Na tym etapie warto wysłać wszystkim aplikującym chociaż krótką wiadomość o otrzymaniu dokumentów i planowanych dalszych krokach. Jeśli od razu widzisz, że kandydat nie spełnia wymagań, feedback nie musi być szczegółowy. Wystarczy kilka zdań na temat powodów odrzucenia jego kandydatury. Jednocześnie pamiętaj o pozytywnym wydźwięku wiadomości, który, pomimo braku powodzenia w tym procesie, będzie zachęcać kandydata do dalszego zainteresowania firmą.
Z kolei osobom, z którymi w trakcie selekcji kontaktowałeś się bezpośrednio, powinieneś udzielić szerszej informacji zwrotnej. Kandydat poświęcił Ci czas i zasługuje na konkretny, konstruktywny feedback. Dokładnie przedstaw powody odrzucenia i wyjaśnij na czym oparto decyzję. Opisz jego mocne strony oraz nad czym powinien jeszcze popracować. Dzięki temu kandydat będzie wiedzieć, co może poprawić, żeby w przyszłości mieć większe szanse na zdobycie wymarzonego stanowiska.
3. Wybierz odpowiedni moment na feedback
Nie zaskakuj kandydata, ani nie prowadź rozmowy w biegu. Zawsze przygotowuj się do spotkania. Przed dłuższą rozmową ustal najpierw dogodny termin mailowo. Jeśli feedbacku udzielasz telefonicznie, na początku określ jego czas trwania, zapytaj kandydata, czy może swobodnie rozmawiać i czy nikt nie będzie mu przeszkadzał, ani podsłuchiwał Waszej dyskusji. Jeśli zadzwoniłeś w nieodpowiednim momencie, ustalcie wspólnie dogodną porę na kolejny telefon.
4. Opieraj się na faktach, unikaj opinii
Feedback powinien opierać się na faktach. W tym celu, przed rozpoczęciem rekrutacji powinieneś ustalić dokładne, obiektywne kryteria oceny kompetencji wszystkich kandydatów. Na ich podstawie łatwiej będzie Ci porównywać do siebie kandydatury oraz dokonywać wyborów najlepszych aplikacji. Narzędzie przyda się także podczas feedbacku dla odrzuconych kandydatów, ponieważ będziesz mógł odnieść się do konkretnych faktów i obiektywnie uzasadnić ocenę kwalifikacji każdej z ocenianych osób.
Podczas udzielania informacji zwrotnej odnoś się do konkretnych wydarzeń i koncentruj się na tu i teraz. Zamiast odwoływać się do ogólnych zachowań, przywołaj sytuację i jej konsekwencje. Jak ognia, unikaj wypowiedzi oceniających. Zamiast krytykować, opisuj rzeczowo to, co zaobserwowałeś w procesie selekcji. Staraj się nie stosować takich określeń jak: „w ogóle”, „nigdy” „za każdym razem”.
5. Uważaj na błędy poznawcze
Każdy z nas może ulec czasem błędom poznawczym. Po to właśnie, w pierwszej kolejności, tworzymy listę obiektywnych kryteriów oceny kandydatów. Warto wiedzieć, na czym polegają najczęściej popełniane przez rekruterów błędy, żeby wystrzegać się pewnych zachowań i uniknąć pomyłek. Dokonując oceny, zwróć uwagę na te trzy błędy.
- Efekt pierwszego wrażenia – pierwsze wrażenie, które towarzyszy nam zaraz po poznaniu nowej osoby lubi zostać z nami na dłużej i zaburzać dalszy osąd. Pamiętaj więc, żeby patrzeć na kandydata obiektywnie, bez względu na to, jak zaprezentował się na samym początku procesu.
- Efekt pewności wstecznej – sprawdzaj, czy Twoja ocena nie wiąże się z oczekiwaniami, jakie masz w stosunku do kandydata. Może się zdarzyć, że będziesz starał się potwierdzić wcześniej wyrobioną opinię (np. podczas analizy CV), mimo, że na kolejnych etapach selekcji kandydat przedstawia siebie w innym świetle.
- Efekt podobieństwa – jeżeli kandydat wzbudza Twoją sympatię i widzisz w nim podobne cechy i wartości, które sam wyznajesz, zwróć uwagę, czy nie wpływa to na Twoją ocenę. Mamy tendencję do faworyzowania osób, które są do nas podobne.
6. Buduj relacje z kandydatami
Udzielając feedbacku miej świadomość emocji i potrzeb, jakie mogą pojawić się po drugiej stronie. Wiadomości pisz z wyczuciem, w taki sposób, żeby nie urazić kandydata. Personalizuj przekaz. Pozwól, żeby kandydat poczuł, że informacja jest skierowana bezpośrednio do niego, a nie wysyłana automatycznie przez bota.
W feedbacku zawieraj zarówno pozytywne oceny, jak i konstruktywne informacje, które pomogą kandydatowi rozwinąć skrzydła. Dzięki temu wzmocnisz jego motywacje i zadbasz o dobre relacje i wspomnienia z procesu przeprowadzonego w Twojej firmie. Wiadomość zawsze kończ pozytywnym akcentem i przypomnij o innych możliwościach, oferowanych przez przedsiębiorstwo.
7. Poproś o feedback ze strony kandydata
Nie zapominaj też o zbieraniu informacji zwrotnej od kandydatów. W tym celu warto zaplanować cykliczne badanie candidate experience i wnikliwie analizować wszystkie elementy procesu rekrutacyjnego. Jeżeli nie chcesz angażować się w tak strategiczne podejście, możesz po prostu wysłać maile do kandydatów z pytaniem o ich doświadczenia i sugestie, które pomogą Ci lepiej zarządzać rekrutacją w przyszłości. W ten sposób nie tylko zbierzesz przydatne informacje, ale również wzmocnisz pozytywne wrażenia kandydatów, pokazując, jak ważna jest dla Ciebie ich opinia.
Podsumowanie
Jesteśmy agencją rekrutacyjną, która doskonale rozumie jak ważny jest feedback. Jest to częścią bardzo dużego szacunku do osoby, która jest częścią procesu rekrutacyjnego. Candidate experience jest obszarem, który nieustannie analizujemy i staramy się zapewnić kandydatom. Przykładowo można poczytać rekomendacje naszych specjalistów IT, na temat procesów przeprowadzonych przez Next Technology Professionals.
Szukasz firmy rekrutacyjnej IT, która jest w stanie pomóc Ci zrekrutować najbardziej dopasowanych specjalistów IT?