Kiedy pracownik składa wypowiedzenie, działy HR najczęściej koncentrują swoje siły na jak najszybszym obsadzeniu zwalniającego się stanowiska pracy. Pierwsze o czym myślimy, to uruchomienie nowej rekrutacji i zaplanowanie działań selekcyjnych, które pomogą nam znaleźć nowego pracownika. Znacznie rzadziej weryfikujemy, z jakiego powodu samo odejście nastąpiło.
Rozmowy z odchodzącymi pracownikami (nazywane exit interviews) pozwalają na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, diagnozę problemów w organizacji oraz zapobieganie podobnym przypadkom w przyszłości.
Jak je przygotować i przeprowadzić, żeby były efektywne? Tego dowiesz się z artykułu.
Dokładnie przemyśl cały proces i zaplanuj komunikację
Tworząc exit interview najpierw zastanówmy się, jaki cel ma spełniać badanie. Następnie dokładnie przemyślmy cały proces oraz jego komunikację, a także zaplanujmy, w jaki sposób będziemy wykorzystywać zebrane dane i komu będziemy je udostępniać.
Udział w badaniu powinien być dobrowolny, a sam pracownik poinformowany o jego założeniach i efektach. Nie zaskakujmy osoby odchodzącej telefonem. Exit interview powinien być odpowiednio zapowiedziany, a osoba badana musi mieć świadomość, na czym będzie polegać rozmowa, ile potrwa, jakie są jej cele oraz jakie tematy będą na niej poruszane. Jeśli będzie zainteresowana wzięciem udziału w badaniu, możemy umówić się na konkretny termin spotkania lub wysłania ankiety.
Exit interview jest doskonałym narzędziem do zbierania informacji na temat kondycji firmy oraz morale zespołów. Warto więc, aby dane z badania nie pozostały tylko w rękach osoby, która je przeprowadza. Z drugiej strony, musimy zadbać o bezpieczeństwo tych informacji, szanując osobę, która zdecydowała się podzielić z nami swoją szczerą opinią. Pracownik poddawany badaniu powinien wiedzieć, jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy, kto będzie miał dostęp do jego odpowiedzi oraz w jaki sposób będą one prezentowane.
Warto też poświęcić chwilę na wybór prowadzącego wywiad. Najlepiej, żeby zajęła się tym osoba bezstronna, której badany będzie mógł zaufać i w pełni otworzyć się podczas rozmowy. W zależności od struktury organizacji może to być rekruter, HR Business Partner, specjalista odpowiedzialny za komunikację w firmie lub konsultant zewnętrzny. Tego typu wywiadów nie powinien prowadzić prezes lub bezpośredni przełożony. Dzięki temu zwiększymy szanse na uzyskanie szczerych odpowiedzi i wartościowych informacji od pracownika opuszczającego firmę, który nie będzie się obawiał, że ta rozmowa w jakikolwiek sposób może zaszkodzić jego relacjom z przedstawicielami organizacji.
Wywiad najlepiej przeprowadzić, kiedy respondent pracuje jeszcze w przedsiębiorstwie. Natomiast dzielenie się zebranymi danymi należy zostawić na później, kiedy osoba poddana badaniu opuści już firmę.
Dobierz formę wywiadu
Zanim zaczniesz projektować exit interview zastanów się, jaka forma badania najlepiej spełni potrzeby organizacji.
Spotkanie twarzą w twarz niesie za sobą wiele dodatkowych korzyści. Rozmowa pozwala na zbudowanie relacji i zaufania oraz umożliwia większą spontaniczność i doprecyzowanie skomplikowanych tematów, dzięki czemu wywiad jest bardziej wartościowy.
Jeżeli jednak nie możesz pozwolić sobie na spotkania bezpośrednie, możesz wykorzystać formę kwestionariusza z konkretnymi pytania. Ankieta może też posłużyć jako wstęp do rozmowy, dzięki czemu obie strony lepiej się do niej przygotują.
Sporządź listę pytań
W badaniu exit interview możemy pozwolić sobie na pewną swobodę. Warto przygotować jednak kilka potencjalnych pytań, które wyjaśnią nasze wątpliwości, a później dostosowywać je do przebiegu dyskusji. Podczas wywiadu możemy pytać odchodzącego pracownika o:
- ogólne odczucia odnośnie pracy w firmie,
- powody, które wpłynęły na jego rezygnację lub zwolnienie,
- aspekty, które najbardziej podobały mu się w pracy,
- aspekty, które mu przeszkadzały i które chciałby zmienić,
- sposób, w jaki był traktowany przez innych pracowników,
- atmosferę w zespole,
- relacje z przełożonym,
- kompetencje i poziom współpracy z przełożonym i współpracownikami,
- to, co poradziłby firmie, w celu polepszenia warunków i atmosfery w pracy.
Wykorzystaj zebrane dane
Zadaniem exit interview jest przede wszystkim zidentyfikowanie problemów i zebranie pomysłów na poprawienie obecnej sytuacji. Samo jego przeprowadzenie nie wystarczy. Najważniejsze jest to, co zrobimy z zebranymi danymi i jakie wnioski z nich wyciągniemy. Warto porównywać ze sobą informacje udzielone przez różnych odchodzących z firmy pracowników i wyłonić te problemy, które najczęściej poruszali w wywiadach.
Następnie warto przygotować raport zbiorczy i przedstawić działania zaradcze kadrze zarządzającej oraz wspólnie wypracować dalszy plan. Pomoże nam to systematycznie poprawiać warunki pracy i zmniejszać rotację w firmie.
Chciałbyś zatrudnić specjalistów IT, którzy pozostaną w Twojej organizacji na dłuższy czas? Skontaktuj się z nami i sprawdź jak możemy Ci pomóc w procesie rekrutacji.
