Dla wielu pracowników pierwsze dni w nowej pracy są stresującym doświadczeniem. Nagle znajdują się w nowym środowisku, kulturze organizacyjnej i zespole, a stawiane przed nimi wymagania i zadania wywołują wiele pytań i wątpliwości. Sposób wprowadzenia pracowników do nowo przyjętej roli wpływa na ich poczucie przynależności oraz zadowolenie i efektywność pracy, a nawet na czas, na jaki pozostają zatrudnieni w firmie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- dlaczego warto dbać o onboarding online
- jak przeprowadzić zdalny program wdrażania nowych pracowników
- na co zwrócić szczególną uwagę przy jego planowaniu
Korzyści z prowadzenia zdalnego onboardingu
Zgodnie z danymi przedstawionymi w raporcie The True Cost of a Bad Hire właściwe wprowadzenie nowego pracownika do firmy zwiększa jego wydajność o 70% oraz poprawia wskaźnik retencji w firmie o 82%. Onboarding jest szczególnie istotny w branżach najbardziej narażonych na rotacje pracowników, w których jednocześnie występują poważne problemy z pozyskaniem nowych kandydatów do pracy. Jak pokazuje Raport LinkedIn, królują tutaj branża technologiczna i oprogramowania (współczynnik rotacji na poziomie 13,2%) oraz handel i produkty konsumpcyjne (13%).
W dobie pandemii ponad połowa pracodawców zdecydowała się na wykorzystanie zdalnego procesu wdrażania nowozatrudnionych osób. Proces ten cieszy się pozytywnym odbiorem wśród nowych pracowników. Jak wynika z Raportu Candidate Experience w Polsce 2021, 75% specjalistów pozytywnie odbiera działania związane z onboardingiem online. A 31% uważa wręcz, że zdalny proces wprowadzania nowego pracownika w działania firmy jest lepszy, niż taki, który odbywa się w 100% bezpośrednio.
Jak przeprowadzić zdalny onboarding?
Sprawne wdrożenie nowego pracownika zawsze stanowi wyzwanie, bez względu na swoją formę. Zdalne zarządzanie procesami pracowniczymi niesie za sobą dodatkowe pułapki. Dlatego podczas kreowania onboardingu online musimy dokładnie zaplanować działania. Tak, żeby nie popełnić błędów i nie zniechęcić nowego pracownika już w pierwszych dniach pracy.
Oto 5 wskazówek jak to zrobić.
1. Zacznij wcześniej
Zgodnie z Raportem Candidate Experience w Polsce 2021, 37% badanych pracodawców deklaruje, że podejmuje działania związane z onboardingiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Warto jest rozpocząć wprowadzanie nowej osoby do firmy jak najszybciej. Szczególnie w przypadku wystąpienia dłuższej przerwy pomiędzy pomyślnym przejściem kandydata przez proces rekrutacji a podjęciem przez niego pracy.
Nie powinniśmy w tym czasie wysyłać wybranemu kandydatowi poufnych dokumentów. Możemy zacząć od udostępnienia platformy, na której może zapoznać się z wartościami firmy i kluczowymi informacjami np. w postaci filmów z pracownikami i wstępnych szkoleń.
Jeżeli nie dysponujemy platformą do onboardingu, możemy wybrać inną formę komunikacji z kandydatem, np. wysyłając mu cyklicznie maile z powitalnymi filmami i instrukcjami. Pamiętajmy jednak, żeby nie przesadzić z liczbą maili i załączników.
Wprowadzając nowo zatrudnionego w pracę zdalną, w pierwszej kolejności powinniśmy zapewnić mu narzędzia i warunki do pracy. Każde opóźnienie, związane z wysyłką i instalacją sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków na danym stanowisku, wpływa negatywnie na efektywność pracy nowej osoby.
Razem ze sprzętem do pracy możemy wysłać pracownikowi kilka upominków firmowych. Dzięki temu wywrzemy pozytywne pierwsze wrażenie i wpłyniemy na jego poczucie przynależności do firmy. A chcąc sprezentować kandydatowi coś wyjątkowego, możemy dostosować upominki do jego zainteresowań, jeśli wspominał o swojej pasji w CV lub na rozmowie kwalifikacyjnej.
2. Dobrze zaplanuj działania
Pełna efektywność pracownika następuje zazwyczaj po ok. 6-9 miesiącach od zatrudnienia. Dlatego tak istotne jest, aby plan procesu onboardingu wykraczał poza pierwsze tygodnie w nowej pracy i określał wszystkie kluczowe kroki prowadzące do całkowitego wdrożenia pracownika w życie firmy.
Dokładnie określony plan zapewni nowozatrudnionemu poczucie spokoju oraz świadomość troski ze strony pracodawcy. Z kolei osobie odpowiedzialnej za wdrożenie pozwoli na dokładną organizację niezbędnych etapów procesu bez ryzyka przeciążenia nowego pracownika nadmiarem informacji.
Tworząc taki proces od początku warto zastosować spójny szablon, który będziemy dopasowywać do wymagań poszczególnych stanowisk pracy. Możemy zacząć od check listy z zadaniami do wykonania przez poszczególne osoby. Obszary, których nie możemy zaniedbać podczas onboardingu to:
- dopełnienie procedur – przesłanie nowo zatrudnionej osobie regulaminów oraz zadbanie o kwestie administracyjne i organizacyjne, takie jak sprawy kadrowe, podpisanie dokumentów, udostępnienie haseł dostępu
- określenie zadań i celów – wyjaśnienie obowiązków pracownika i sposobu weryfikacji efektów jego pracy
- wprowadzenie w zasady i kulturę obowiązujące w firmie – takie jak struktura organizacyjna, zasady współpracy oraz wizja, misja i kultura organizacyjna
- zadbanie o relacje – przedstawienie zasad komunikacji wewnętrznej, a także zapoznanie nowej osoby z pracownikami firmy
3. Zapewnij nowemu pracownikowi mentora
To naturalne, że nowy pracownik ma wiele pytań i wątpliwości. Podczas gdy w pracy stacjonarnej może zadać je osobie, która akurat znajduje się w pobliżu, praca zdalna nie daje takiej możliwości. Bez względu na rodzaj pracy, pracownik poczuje się jednak bardziej komfortowo, jeśli od początku zostanie mu wskazana osoba, której zadaniem jest pomóc mu w aklimatyzacji.
Dobrą praktyką jest dedykowanie mentora (tzw. buddy), którego zadaniem będzie zapewnienie nowej osobie wszystkich potrzebnych materiałów i danych oraz odpowiedź na bieżące pytania. Buddy powinien też dołożyć wszelkich starań, aby nowy pracownik poznał zwyczaje panujące w organizacji.
Buddym może zostać doświadczony specjalista z zespołu, do którego dołącza nowa osoba. Ważne, żeby rola mentora była przydzielana tylko chętnym, którzy w pełni zaangażują się w proces wdrażania nowego kolegi lub koleżanki.
Mentor lub przełożony powinien też zadbać o odpowiednie zapoznanie nowego pracownika z zespołem. Spotkania powinny przybierać luźną formę i swobodną atmosferę. W celu lepszego zaangażowania pracowników w integrację online możesz wykorzystać tutaj elementy gamifikacji.
4. Stwórz bazę wiedzy i zadbaj o różnorodną komunikację
Chcąc, aby adaptacja nowej osoby poszła zgodnie z planem, powinniśmy stworzyć zdalną bazę wiedzy, w której znajdzie on wszystkie potrzebne informacje (przewodniki, narzędzia, z których korzysta zespół, wzory dokumentów, regulaminy, standardy postępowania oraz informacje o produktach lub świadczonych usługach). Dzięki udostępnianiu materiałów online, możemy z łatwością przypisywać materiały do konkretnych użytkowników i nadawać im właściwe uprawnienia.
W zdalnym procesie onboardingu łatwo niechcący przytłoczyć lub znudzić nowego pracownika. Pamiętajmy, że szkolenia nie muszą przybierać formy nużących dokumentów. Możemy wykorzystać tu różne narzędzia i sposoby interakcji, takie jak webinary, konferencje wideo, podcasty, infografiki, gry zespołowe oraz quizy i testy.
5. Zbieraj feedback
Jak w każdym dobrym planie, nie możemy zapomnieć o weryfikacji efektów. Doświadczenia nowego pracownika zmieniają się w czasie. Dlatego powinniśmy ustalić kilka momentów, w których będziemy prosić go o informację zwrotną na temat procesu wdrożenia do firmy. Możemy przeprowadzać krótkie ankiety z pracownikiem np. co dwa tygodnie.
Zebrane wyniki umożliwią szybkie reakcje na występujące problemy oraz pomogą nam w udoskonalaniu całego procesu w przyszłości.
Dodatkowo, zadbaj o Employer Branding
Podczas onboardingu warto zachęcać pracownika do dzielenia się w mediach społecznościowych pozytywnymi wrażeniami związanymi z podjęciem nowej pracy w firmie. Jest to częsta praktyka, szczególnie na portalach biznesowych, takich jak LinkedIn lub GoldenLine. Możemy np. udostępnić pracownikowi poradnik dotyczący komunikacji zmiany pracy i kreowania marki osobistej w mediach społecznościowych. Zachęcajmy przy tym nowo zatrudnione osoby do dzielenia się firmowym hashtagiem i postami publikowanymi przez innych pracowników. Dzięki temu dodatkowo zadbamy o pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy.
Jeżeli zależy Ci na skutecznym procesie rekrutacyjnym, tak samo jak na wysokiej jakości zdalnym onboardingu, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci zatrudnić najlepiej wykwalifikowanych specjalistów IT!