Właściciele firm, skuszeni obiecywanymi korzyściami z wprowadzania zwinności w organizacji, coraz częściej decydują się na przeorganizowanie sposobu pracy w swoim przedsiębiorstwie. Niestety, w niektórych organizacjach proces zwinnej transformacji zajmuje długie lata, a mimo to nie przynosi satysfakcjonujących efektów. Osoby zaangażowane w proces często zastanawiają się, dlaczego tak się dzieje, nieraz obwiniając przy tym Agile za poniesioną porażkę. Niestety czasem przedsiębiorcy poddają się zbyt szybko i rezygnują z wprowadzenia zwinności do organizacji, zamiast poświęcić czas na refleksję i zastanowić się, co rzeczywiście poszło nie tak i jak mogą to poprawić. Należy przy tym zauważyć, że zwinna transformacja nigdy się nie kończy. Wprowadzenie Agile do organizacji to ciągły proces doskonalenia za pomocą analizy i adaptacji.
Transformacja Agile niesie za sobą wiele wyzwań. Z tego artykułu dowiesz się, jakie błędy popełniamy najczęściej i jak możemy sobie z nimi poradzić.
Czym jest Agile?
W skrócie Agile można zdefiniować jako zwinne zarządzanie organizacją. Agile to sposób myślenia, który pozwala nam na szybką i efektywną reakcję na zmiany, zapewniając lepszą skuteczność za pomocą mniejszego nakładu pracy. Filozofia Agile opiera się na przekonaniu, że pracownicy mają wszystkie kompetencje i umiejętności potrzebne do ukończenia projektów. Dzięki temu zespoły potrafią decydować samodzielnie, w jaki sposób będą wykonywać swoją pracę.
Manifest Agile, zawiera bardzo krótkie wyjaśnienie, czym powinno być projektowanie zwinne. Jego główne cechy to:
- ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia,
- działające oprogramowanie ponad szczegółową dokumentację,
- współpraca z klientem ponad negocjacje umów,
- reagowanie na zmiany ponad realizację założonego planu.
Dane z raportu 15th Annual State Of Agile pokazują, że do jednych z najczęstszych powodów rozpoczęcia zwinnej pracy należą:
- Zwiększenie umiejętności zarządzania zmieniającymi się priorytetami – 64%,
- Zwiększenie produktywności zespołu – 47%,
- Poprawa jakości oprogramowania – 42%.
Z tego samego raportu dowiemy się również, które obszary w firmach najcześciej są prowadzone zwinnie:
- 86% – Software development,
- 63% – IT,
- 29% – Operations,
- 17% – Marketing,
- 17% – Security,
- 16% – Human Resources.
Wyzwanie 1. Określenie jasnych celów
Jednym z kluczowych kroków w każdym procesie jest określenie powodów, dla których chcemy wprowadzić zmiany w organizacji oraz co chcemy dzięki temu osiągnąć. Część organizacji ma jednak problem z odpowiedzeniem sobie na te pytania. Zdarza się, że wprowadzamy Agile ze względu na chęć szybszego dostarczania rozwiązań na rynek lub pogoń za konkurencją i kopiowaniem działań innych firm, które zdecydowały się na zwinną transformację. Jednak, to dokładne przeanalizowanie sytuacji i potrzeb naszej firmy stanowi klucz do sukcesu.
Wyzwanie 2. Zmiana kultury organizacyjnej i przyzwyczajeń
Kultura organizacyjna odzwierciedla misję oraz wartości wyznawane i praktykowane w firmie. Sztywna, rozbudowana struktura oparta na hierarchii rzadko sprzyja motywacji pracowników i może negatywnie wpływać na ich zaufanie do pracodawcy, poczucie odpowiedzialności i samorealizacji. Utrudnia również wprowadzenie zwinnego przywództwa.
Jednocześnie, duże zmiany często wywołują sprzeciw. Wprowadzanie Agile w firmie może spowodować opór kadry menadżerskiej, której rola ulegnie transformacji wraz ze spłaszczaniem struktury organizacyjnej. Mogą pojawić się obawy o utratę dotychczas pełnionego stanowiska lub poczucie, że ich praca nie jest już w firmie potrzebna. Warto zadbać o te obawy i przedstawić kierownikom jasny plan działania oraz upewnić ich, że nadal są ważni, a zmianie ulega tylko ich rola w organizacji, która ma za zadanie przynieść pozytywne rezultaty.
Wyzwanie 3. Powołanie zespołu zmiany
Ze względu na wysoki poziom skomplikowania procesu i czas potrzebny na realizację transformacji, zarząd często nie jest w stanie samodzielnie przeprowadzić jej w firmie. Dlatego konieczne jest powołanie zespołu projektowego oraz odpowiednie dobranie jego członków. Jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że „brak umiejętności i doświadczenia” jest jednym z głównych obaw przed wrożeniem Agile, do jego wprowadzenia najlepiej sprawdzi się połączenie ekspertów z różnych obszarów reprezentujących wewnętrzne działy firmy oraz zewnętrznych konsultantów z doświadczeniem. W celu zachowania największej efektywności działania, zespół zmiany powinien być upoważniony do podejmowania decyzji w ramach swojej ekspertyzy.
Wyzwanie 4. Zaangażowanie liderów i pracowników
Są dwa możliwe sposoby wprowadzania transformacji. Jeden z nich to podejście top-down. Polega na wyjściu zmiany od kadry zarządzającej i skierowanie jej do poszczególnych zespołów wykonawczych. Drugie podejście, tzw. bottom-up, wychodzi z inicjatywy zespołów, które chciałyby wprowadzić zmiany w sposobie swojej pracy.
Bardziej skutecznym sposobem jest transformacja top-down. Każda zmiana musi zostać zaakceptowana przez zarząd i to działania wychodzące z jego inicjatywy często mają większe szanse na efektywną realizację. W momencie, kiedy pragniemy przeprojektować firmę i sposób jej funkcjonowania, konieczne jest dobre zrozumienie tych zmian przez osoby zarządzające organizacją. Dlatego też przy zwinnej transformacji tak kluczowe jest zaangażowanie liderów. Bez ich akceptacji nie zapewnimy trwałości wprowadzanych zmian.
Jednocześnie musimy pamiętać, że transformacja Agile powinna być prowadzona na wszystkich szczeblach organizacji. Zaangażowanie pracowników w zmiany oraz przekonanie kadry do ich słuszności to kolejny kluczowy element transformacji. Jeśli pracownicy firmy nie będą przekonani do zmiany lub będą stawiać silny opór przed jej wprowadzeniem, nasze wysiłki mogą pójść na marne. Takie podejście może wynikać z dezinformacji, niezrozumienia potrzeby empiryzmu lub silnej obawy przed zmianami w miejscu pracy. Dlatego tak ważna jest dobrze poprowadzona komunikacja i edukowanie odbiorców na temat wartości zwinności w organizacji.
Wyzwanie 5. Przejście z orientacji projektowej na orientację produktową
Tradycyjne podejście projektowe dominuje w wielu dużych organizacjach. Jednocześnie brakuje w nich jasnego zdefiniowania produktu oraz określenia jego wartości dla klientów. Zwykle prowadzi to do tzw. iteracyjnej kaskady, w której zarówno budżet, zakres prac, jak i czas realizacji poszczególnych etapów projektu są z góry określone, sztywne i niezmienne. Czasem nie pozostawia to miejsca na dostateczną inspekcję i adaptację w taki sposób, aby dostarczyć oczekiwaną przez klientów wartość.
Warto korzystać z doświadczenia
Podsumowując, projektując transformację Agile w organizacji warto skorzystać z doświadczenia osób, dla których zwinność nie jest nowością. Potrafią one wdrożyć znane im praktyki, odnosząc je do potrzeb i sytuacji firmy oraz wytłumaczyć ich założenia pracującym w niej osobom. Dzięki czemu nie tylko wpłyną na efektywność i szybkość wprowadzanych zmian w organizacji, ale również zwiększą szansę na lepsze zrozumienie celów oraz korzyści, jakie niesie ze sobą transformacja Agile.
Jeżeli szukasz specjalistów IT, którzy dołączą do Twojego zwinnego zespołu, napisz do nas.