Outsourcing IT może dać firmie szybki dostęp do specjalistów, zwiększyć elastyczność zespołów i pozwolić skalować projekty bez konieczności budowania całej struktury wewnątrz organizacji.

Mimo to nie każdy projekt outsourcingowy kończy się sukcesem.

Z naszego doświadczenia wynika, że problemem często nie jest sam model outsourcingowy, ale sposób, w jaki współpraca zostaje ustawiona i prowadzona od samego początku.

1. Klient nie wie dokładnie, kogo potrzebuje

Proces często zaczyna się od nieprecyzyjnego wymagania. Klient wie, że potrzebuje np. bardzo doświadczonego specjalisty Cloud, ale nie wszystkie kluczowe elementy przyszłej roli są jeszcze ustalone.

Mieliśmy sytuację, w której klient chciał rozpocząć poszukiwania bardzo doświadczonego specjalisty Cloud, ale na tym etapie nie było jeszcze wiadomo, z jakiej dokładnie chmury będzie korzystał w projekcie.

Zamiast rozpoczynać search za wszelką cenę, doradziliśmy, aby wstrzymać proces.

Dlaczego?

Ponieważ bez tak kluczowej informacji mogliśmy znaleźć bardzo dobrego specjalistę, który po kilku tygodniach czy miesiącach okazałby się niedopasowany do rzeczywistej roli.

Czasami najlepszym rozwiązaniem nie jest rozpoczęcie rekrutacji, ale najpierw dobre zdefiniowanie problemu, który rekrutacja ma rozwiązać.

2. Dostawca obiecuje więcej, niż realnie może dostarczyć

Kontraktornia chce wygrać projekt, więc mówi klientowi „tak” nawet wtedy, gdy wie, że znalezienie osoby spełniającej wszystkie wymagania będzie bardzo trudne.

Dobry dostawca powinien jednak być nie tylko wykonawcą, ale również partnerem, który zna rynek i potrafi powiedzieć klientowi, kiedy jego oczekiwania są nierealistyczne.

Czasami najlepszą odpowiedzią nie jest:

„Poszukamy.”

Tylko:

„Przy tych wymaganiach i tym budżecie znalezienie takiej osoby będzie bardzo trudne. Zastanówmy się, które elementy możemy zmienić.”

3. Budżet nie został prawidłowo ustalony na początku

Jednym z częstszych problemów jest rozpoczęcie poszukiwań bez jasnego określenia ram finansowych. Przed rozpoczęciem projektu obie strony powinny wiedzieć, w jakich widełkach możemy poruszać się dla konkretnego specjalisty oraz jaki model finansowy obowiązuje w ramach współpracy. Jeżeli te kwestie zostają niedoprecyzowane, może dojść do sytuacji, w której po znalezieniu odpowiedniego kandydata okazuje się, że jego oczekiwania nie mieszczą się w budżecie klienta. Transparentność na początku ogranicza problemy na końcu.

4. Brak dobrej komunikacji

Outsourcing nie powinien działać na zasadzie:

klient → account manager → rekruter → kandydat → account manager → klient.

Im więcej pośredników i im mniej bezpośredniej komunikacji, tym większe ryzyko utraty ważnych informacji.

Dlatego uważamy, że rekruter odpowiedzialny za dany proces powinien mieć bezpośredni kontakt z klientem i uczestniczyć w odpowiednich rozmowach.

Dzięki temu ma pełniejszy obraz tego, kogo dokładnie szukamy, szybciej może dopasować profil kandydata do potrzeb klienta i lepiej rozumie kontekst projektu.

Równie ważna jest codzienna komunikacja. Jeżeli rekruter jest regularnie dodawany do korespondencji, feedback może szybciej trafić do odpowiedniej osoby, a reakcja na sytuację po stronie kandydata czy klienta jest zdecydowanie krótsza.

5. Proces trwa zbyt długo

Czas jest jednym z największych wrogów outsourcingu.

Kandydat, który jest dostępny dzisiaj, za trzy dni może mieć już inną ofertę. Klient, który dzisiaj potrzebuje konkretnego specjalisty, za miesiąc może mieć zmienione założenia projektu.

Problemem może być również sama konstrukcja procesu.

Trzy lub więcej rozmów rekrutacyjnych, wieloetapowe procesy decyzyjne czy bardzo czasochłonne zadania domowe potrafią skutecznie zniechęcić dobrych kandydatów.

Szczególnie gdy kandydat ma poświęcić wiele godzin na przygotowanie zadania, za które nikt mu nie zapłaci, podczas gdy w tym samym czasie może uczestniczyć w innym, znacznie prostszym procesie.

Dlatego szybkość nie powinna oznaczać wysyłania dużej liczby CV.

Chodzi o szybkie podejmowanie decyzji, sprawną komunikację, rozsądną liczbę etapów i ciągłe przesuwanie procesu do przodu.

6. Proces jest źle ustawiony

Brak rozmowy briefingowej z managerem na początku. Brak regularnego kontaktu. Brak feedbacku. Brak follow-upu. Brak jasno określonej odpowiedzialności po obu stronach. Każdy z tych elementów może wydawać się drobny. W praktyce ich suma może sprawić, że nawet dobrze rozpoczęty projekt zacznie się zatrzymywać. Dobry proces powinien mieć jasno określony początek, kolejne kroki oraz osoby odpowiedzialne po obu stronach.

7. Kandydat nie został właściwie zweryfikowany

Rekomendacja kandydata to nie tylko sprawdzenie CV i kilku słów kluczowych.

Jeżeli dostawca nie zweryfikuje rzeczywistych kompetencji kandydata, problem może pojawić się dopiero podczas rozmowy z klientem.

Przykładem może być kandydat, który podczas screeningu wykorzystuje AI albo w inny sposób zawyża swoje kompetencje. Przechodzi pierwszy etap, zostaje przedstawiony klientowi, a podczas rozmowy technicznej okazuje się, że jego rzeczywista wiedza nie odpowiada temu, co zostało przedstawione.

Dlatego odpowiedzialność dostawcy nie kończy się na znalezieniu CV.

8. Niewłaściwie zbadana motywacja kandydata

Nawet świetny technicznie kandydat może być złym kandydatem do konkretnego projektu. Trzeba wiedzieć, dlaczego chce zmienić pracę, czego oczekuje, jaki model współpracy mu odpowiada i jakie może mieć ograniczenia.

Przykład jest prosty: klient oferuje współpracę B2B, a kandydat planuje kredyt hipoteczny i zależy mu na umowie o pracę.

Technicznie wszystko się zgadza. Praktycznie prawdopodobnie nigdy nie dojdziemy do podpisania umowy. Dlatego odpowiednie rozpoznanie motywacji jest równie ważne jak sprawdzenie kompetencji.

9. Niewłaściwa osoba domyka proces

Znalezienie dobrego kandydata i jego pozytywna rekomendacja przez klienta nie oznacza jeszcze sukcesu. Na samym końcu kandydat może mieć wątpliwości, otrzymać kontrofertę albo po prostu nie być przekonany do projektu.

Mieliśmy sytuację, w której kandydat przeszedł kilka rozmów i został zaakceptowany przez klienta, ale rekruter nie potrafił odpowiednio przeprowadzić końcowych negocjacji. Kandydat ostatecznie zrezygnował, mimo że cały proces był już praktycznie zakończony.

Dopiero odpowiednie szkolenie oraz wsparcie osób, dla których negocjacje i domykanie współpracy są naturalnym elementem pracy, pozwoliły zwiększyć skuteczność finalizacji takich procesów.

To pokazuje, że dobry outsourcing wymaga nie tylko dobrego sourcingu i rekrutacji, ale również odpowiedniego domknięcia całego procesu.

Jak Next Technology Professionals podchodzi do outsourcingu inaczej?

W Next Technology patrzymy na outsourcing nie jak na dostarczanie CV, ale jak na wspólny proces, za którego powodzenie odpowiadają obie strony.

Zaczynamy od zrozumienia realnej potrzeby klienta, a nie od bezrefleksyjnego rozpoczęcia searchu. Jeżeli widzimy, że wymagania są nierealistyczne albo brakuje kluczowych informacji, mówimy o tym wprost i szukamy razem rozwiązania. Ustalamy zasady współpracy oraz ramy finansowe jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań.

Łączymy doświadczenie Account Managera z wiedzą rekrutera, który jest bezpośrednio zaangażowany w proces i zna kandydatów oraz sytuację na rynku.

Stawiamy na szybki proces, sprawną komunikację i regularny feedback.

Weryfikujemy nie tylko kompetencje kandydatów, ale również ich motywację i dopasowanie do konkretnego modelu współpracy.

I przede wszystkim — nie traktujemy przedstawienia kandydata jako końca naszej pracy.

Sukcesem nie jest wysłanie dobrego CV. Sukcesem jest rozpoczęcie współpracy przez właściwego człowieka z właściwym klientem.

To właśnie tak rozumiemy dobry outsourcing IT.