Na dzisiejszym rynku pracownicy coraz częściej zmieniają pracodawcę. Kandydaci poszukują zawodu, który będzie dawał im satysfakcję. Szybko weryfikują obietnice składane przez firmę, w której pracują i mają znacznie mniejsze opory do jej opuszczenia niż jeszcze 5 – 10 lat temu. Dla pracodawców wiąże się to z większym nakładem czasu i wydatków na działania rekrutacyjne i employer brandingowe oraz częstszą koniecznością organizacji procesu offboardingu.
Pracownicy opuszczają pracodawców z różnych przyczyn. Może to być:
- wypowiedzenie z przyczyn niezawodowych, wynikające np. z konieczności przeprowadzki osoby zatrudnionej lub problemów prywatnych zmuszających do podjęcia poważnych zmian w życiu;
- przejście na emeryturę;
- wypowiedzenie z przyczyn zawodowych, wynikające z niezadowolenia pracownika z pracy w firmie lub konkretnym zespole, albo z propozycją nowej pracy, w której warunki przewyższają korzyści oferowane przez naszą firmę;
- wręczenie wypowiedzenia pracownikowi, z którego pracy przedstawiciele firmy nie są zadowoleni.
Bez względu na to, jaki jest powód odejścia pracownika, pożegnania zawsze są trudne i stresujące. Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a zmiany związane z życiem zawodowym należą do najbardziej stresujących wydarzeń w życiu człowieka. Zwolnienie zajmuje 8 miejsce na liście najsilniejszych stresorów, a poważna zmiana w pracy plasuje się na 15 pozycji. Silną reakcję emocjonalną może wywołać również zmiana środowiska pracy (miejsce 18) oraz zmiana jej warunków (miejsce 31).
Jak właściwie przeprowadzić offboarding, aby proces ten był możliwie jak najmniej stresujący dla obu stron?
Przede wszystkim zadbajmy o utrzymanie pozytywnych relacji z pracownikami i zaoferujmy swoją pomoc w poradzeniu sobie ze zmianą. A po zakończeniu offboardingu, pozostańmy w kontakcie z byłymi pracownikami.
Obecnie powroty pracowników do organizacji nie są niczym zaskakującym. Byli pracownicy mogą też polecać pracę w firmie swoim znajomym oraz promować markę w swojej sieci kontaktów. Warto więc pozostawić po sobie dobre wrażenie.
Zacznijmy od szczerej rozmowy
Bez względu na to, która strona jest inicjatorem rozstania z pracownikiem, w rozmowie powinny wziąć udział trzy osoby: pracownik, który odchodzi z firmy, jego przełożony oraz przedstawiciel działu personalnego. Podstawą rozmowy o zwolnieniu jest szczerość. Pracownik powinien otrzymać wszystkie niezbędne informacje dotyczące dalszych kroków i powodów zaistniałej sytuacji (jeśli przyczyną odejścia jest zwolnienie) oraz rzetelną informację zwrotną na temat jego pracy w przedsiębiorstwie. Nie powinniśmy unikać poruszania trudnych tematów i zadawania pytań w celu lepszego zrozumienia sytuacji, zachowując przy tym orientację na potrzeby pracownika i trudne emocje, które mogą towarzyszyć dialogowi.
Źródło grafiki: https://tallyfy.com/employee-offboarding/
Zapytajmy o opinię na temat pracowania
Jedną z form rozmowy z odchodzącym pracownikiem jest exit interview, czyli wywiad, podczas którego możemy zebrać jego opinie o firmie i o tym, co podobało mu się podczas pracy u nas, a co ocenia negatywnie. Spostrzeżenia osoby żegnającej się z firmą są często kopalnią wiedzy dla przedstawicieli HR i EB. Taki pracownik najczęściej nie odczuwa presji, ani obaw związanych z komentowaniem zachowania osób pracujących w firmie. Dzięki temu może szczerze podzielić się swoimi przemyśleniami. Rozmowa bazuje więc na konstruktywnej informacji zwrotnej ze strony pracownika na temat funkcjonowania firmy, zarówno w kwestii procesów kadrowych, jak i atmosfery i problemów w konkretnym zespole i stanowi punkt wyjścia do poprawy działań w tym zakresie.
W celu jak najlepszych efektów, warto zadbać, aby wywiady odbywały się w miłej atmosferze, skłaniającej do szczerych wypowiedzi. Najlepiej, aby przeprowadzał je przedstawiciel działu HR, który nie pozostawał w ścisłej współpracy z osobą opuszczającą firmę. Na rozmowie można poruszyć też miłe tematy, takie jak pozytywne wspomnienia z pracy oraz wykorzystać tę okazję na docenienie wkładu pracownika w rozwój i sukces zespołu oraz całego przedsiębiorstwa.
Zadbajmy o komunikację z resztą zespołu
Odchodzący pracownik uczestniczył w życiu firmy, Współtworzył wiele projektów wraz z innymi zatrudnionymi i brał udział w różnych inicjatywach. Pozostające w firmie osoby powinny zostać poinformowane o jego odejściu i planowanej kontynuacji tych projektów. W ten sposób będą mogły doprecyzować plany działania oraz przeorganizować pracę minimalizując ryzyko opóźnień.
Dodatkowo, musimy zwrócić uwagę na kwestię motywacji pozostających w organizacji pracowników. Zespół powinien poznać prawdziwe powody rozstania z firmą. Znacznie lepiej jest tutaj postawić na rzetelną, transparentną komunikację, niż pozwolić rozprzestrzenić się plotkom, które mogą wzmocnić poczucie niepewności lub demotywacji pracowników. Warto ustalić, kto będzie przekazywać informacje zespołowi. Czy będzie chciał zrobić to odchodzący pracownik, menadżer zespołu, czy powinno się to odbyć podczas spotkania całej grupy.
Zapewnijmy przekazanie wiedzy i obowiązków
Offboarding nie powinien wiązać się z utratą wiedzy w firmie. Jeśli jest taka możliwość, najlepiej, jeśli osoba odchodząca z firmy wyszkoli kogoś na swoje miejsce i samodzielnie przekaże wszystkie informacje i umiejętności. Jeśli takie rozwiązanie nie jest możliwe, warto poprosić ją o spisanie instrukcji oraz wskazówek dla pracowników mających przejąć jej wcześniejsze obowiązki. Informacje warto umieścić na wspólnym dysku, tak, aby każdy członek zespołu mógł z nich w razie potrzeby skorzystać.
Dopilnujmy formalności
Nie możemy też zapomnieć o obowiązkach formalnych. Na okoliczność odejścia pracowników warto przygotować listę ważnych czynności, o które musimy zadbać przed ostatecznym zakończeniem współpracy. Na liście muszą znaleźć się m.in.:
- uzgodniony okres wypowiedzenia
- liczba dni urlopu i sposób ich odebrania
- termin przekazania obowiązków
- nazwiska osób przejmujących obowiązki
- termin zdania sprzętu służbowego
Zadbajmy o odpowiednie pożegnanie
Dzień, w którym pracownik żegna się z organizacją i wszystkimi poznanymi w niej osobami może być trudny. Bez względu na powody rozwiązania umowy, warto więc zadbać o to, aby pożegnanie odbyło się w pozytywnej atmosferze i pozostawiło miłe wspomnienia, zarówno w głowie odchodzącego pracownika, jak i reszty zespołu. Możemy zorganizować skromne przyjęcie pożegnalne, podczas którego pracownik będzie mógł pożegnać się ze współpracownikami. Warto pomyśleć też o zakupie upominku, który będzie pamiątką z czasu spędzonego w firmie. To, w jaki sposób żegnamy się z pracownikami wiele mówi o kulturze organizacyjnej firmy.
Jeśli szukasz nowego specjalisty IT do swojej firmy, skontaktuj się z nami. Potrafimy znaleźć godną zaufania osobę, która zostanie w Twojej firmie na długo.