Rekruterzy coraz częściej zmagają się z obsadzeniem wolnych miejsc pracy w przedsiębiorstwach. Procesy rekrutacji są pracochłonne, a czas oczekiwania na aplikację kandydata spełniającego wymagania pracodawcy często niemiłosiernie się wydłuża. A gdyby tak spojrzeć na cały proces z innej strony? Gdyby wykorzystać fakt, że w naszej organizacji już pracują wykwalifikowane osoby, które otaczają się podobnymi specjalistami, np. na swoich profilach w profesjonalnych mediach społecznościowych? Czy zastanawiałeś się kiedyś, jakie efekty możesz osiągnąć, prosząc ich o pomoc w zatrudnieniu nowych pracowników? Z raportu Glassdoor wynika, że około 70% rekrutacji z polecenia kończy się zatrudnieniem. Co więcej jest to doskonała metoda budowania bazy kandydatów, którzy jakościowo są na wysokim poziomie.
Jeśli w Twojej firmie nie funkcjonuje jeszcze polecanie pracowników, koniecznie zastanów się, czy nie warto go wprowadzić. Jeśli podjąłeś już pierwsze kroki w tym kierunku, jednak polecenia pracowników wciąż odbywają się w sposób szeptany, przemyśl, jak możesz ustrukturyzować proces. Za pomocą formalnego programu rekomendacji masz szansę zyskać wartościowe źródło aplikacji, a także atrakcyjny benefit pracowniczy, który w sposób wielowymiarowy wpłynie na budowanie unikalnej atmosfery i kultury organizacyjnej.
Jak wprowadzić program poleceń krok po kroku?
Skuteczność programu pracowniczego zależy przede wszystkim od zaangażowania pracowników. Jeśli ma działać efektywnie, konieczne jest realne zadowolenie pracowników oraz ich wiara w skuteczność programu. Tylko usatysfakcjonowany pracownik będzie pełnić rolę ambasadora marki na zewnątrz organizacji. Jednocześnie, jako osoba zatrudniona w firmie, to właśnie pracownik jest najbardziej wiarygodnym źródłem informacji dla potencjalnych kandydatów, których może zachęcać do aplikowania na oferty Twojej firmy.
Dlatego, w pierwszej kolejności, warto przyjrzeć się atmosferze w organizacji i zadbać o dobrostan zatrudnionych osób. Pomogą Ci w tym działania employer brandingowe, uwzględniające well-being pracowników. Następnym krokiem będzie zaplanowanie programu oraz ustalenie zasad jego funkcjonowania. Dużą rolę w programie odgrywać będzie sprawna komunikacja. Na koniec nie zapomnij o systematycznej weryfikacji efektów.
Krok 1. Zaprojektuj program polecania kandydatów
Zanim wprowadzisz program w życie musisz go najpierw zdefiniować. Spisz najważniejsze zasady polecania kandydatów do pracy. Zadbaj o czytelną formę dokumentu i zrozumiały opis kolejnych kroków określających ramy programu, maksymalną liczbę kandydatów polecanych przez jednego pracownika oraz zasady przyznawania nagród. W projektowaniu programu zadbaj o kilka istotnych elementów:
- Określ spodziewany efekt – W jakim momencie pracownik otrzyma nagrodę za polecenie kandydata? Czy jako efekt ustalacie przesłanie CV do bazy, pozytywne przejście pierwszych etapów selekcji, czy przyjęcie kandydata do pracy? A może nagroda zostanie przyznana dopiero po przepracowaniu przez nowozatrudnionego okresu próbnego lub będzie wypłacana transzami po każdym kolejnym etapie? Pamiętaj, aby jasno wyznaczyć, jakiego efektu oczekujesz w ramach programu.
- Wyjaśnij sposób zbierania rekomendacji – W jaki sposób polecający powinni zgłaszać kandydatów do programu? Jasno zaznacz drogę, jaką musi przejść polecający oraz kandydat, aby zostać zakwalifikowany do programu poleceń. Postaraj się jak najbardziej skrócić cały proces. Być może dobrym rozwiązaniem będzie krótki formularz do wypełnienia przez osobę polecającą lub wykorzystanie specjalnej rekrutacji do polecania za pomocą systemu ATS. Im mniej wysiłku kandydat będzie musiał włożyć w aplikację, tym lepsze będą jego doświadczenia.
- Weź pod uwagę różne możliwości – Może się zdarzyć, że jedna osoba poleci wielu kandydatów. Inna możliwość to polecenie jednego kandydata przez kilku różnych pracowników. Postaraj się przewidzieć potencjalne problemy i w warunkach programu określić sposób postępowania i nagradzania w każdym możliwym przypadku.
Krok 2. Zaplanuj komunikację programu
Komunikację warto zaplanować długofalowo, z góry określając kanały dotarcia do pracowników. Rozpoczynając program poleceń pamiętaj o jasnym przekazaniu zasad jego funkcjonowania. Dodatkowo systematycznie informuj ich o bieżących rekrutacjach.
W przypadku jednorazowych akcji pamiętaj o przedstawieniu wymagań stanowiska pracy, na jakie poszukujesz kandydatów. Opisz wymagane doświadczenie i kwalifikacje, a także dostarcz pracownikom cennych informacji do przekazania swoim kontaktom np. opis kultury organizacyjnej, oferowanych benefitów i możliwości rozwoju w firmie.
Do komunikacji możesz wykorzystać kontakt mailowy, wiadomości na kanałach skierowanych do pracowników, takich jak Intranet lub platformy, na których mają oni dostęp do aktualnych ofert pracy. Z pomocą przyjdą również media społecznościowe oraz akcje promocyjne np. w formie plakatów wywieszonych na korytarzach w biurowcu.
Pamiętaj, żeby pozostawać z osobami polecającymi w stałym kontakcie. Zadbaj o feedback dla pracowników, którzy przekazali Ci rekomendację, począwszy od informacji o otrzymaniu rekomendacji, poprzez zapowiedzi kolejnych etapów rekrutacji, w których polecany kandydat bierze udział, po decyzję odnośnie zatrudnienia. Polecający pracownik na pewno doceni, że uwzględniasz go w komunikacji na temat poleconego znajomego.
Krok 3. Pomyśl o nagrodzie
Jeśli chodzi o koszty związane z nagrodą, warto pamiętać, że są tak naprawdę bardzo dobrą inwestycją. Według Sharehire, dzięki programom poleceń można ograniczyć koszty rekrutacji aż o 70%.
Warto, żeby pracownicy, którzy korzystają z programu poleceń i robią to skutecznie, byli za to odpowiednio nagradzani. W branży IT polecenia zaczynają się od 3 tysięcy i dochodzą średnio nawet do 15 tysięcy.
Jeszcze inną metodą, zastosowaną np. przez Google jest to, że pracownicy z poleceń przechodzą przez nieco inny proces rekrutacyjny, zazwyczaj składający się z mniejszej liczby etapów.
Możesz też sprawdzić jaki program poleceń oferujemy jako Next Technology Professionals.
Krok 4. Badaj skuteczność programu
W celu sprawdzenia, czy system poleceń działa prawidłowo i dostarcza odpowiednich kandydatów do pracy, musi być na bieżąco analizowany.
Sprawdzaj liczbę osób polecanych względem liczby zatrudnionych z polecenia. Weryfikuj jakość zgłaszanych CV. Zastanów się, czy są one odpowiednio dobierane do publikowanej oferty. Jeśli nie, być może czas zmodyfikować strategię komunikacji i doprecyzować wymagania na danym stanowisku pracy.
Przeanalizuj też ścieżkę rozwoju pracowników, którzy aplikowali do firmy w ten sposób. Badaj, jak długo zostają oni w firmie i jak sprawdzają się na zajmowanych stanowiskach. Sprawdzaj, na jakich stanowiskach program sprawdza się lepiej i warto go kontynuować, a na jakich gorzej. Być może okaże się, że na część stanowisk pracy nie warto rekrutować z wykorzystaniem publikacji ogłoszenia na zewnątrz, gdyż rekomendacje zapewniają najlepszych kandydatów.
Jeżeli program nie sprawdza się wcale, zweryfikuj jego projekt i zbadaj nastroje pracowników. Powodem mogą okazać się niskie morale w zespołach i brak chęci promowania pracy w firmie wśród znajomych.
Podsumowanie
Polecenia pracownicze sprawiają, że mamy szansę dodać do naszej bazy bardzo wartościowych kandydatów. Często zdarza się, że dotarcie do nich inną ścieżką niż właśnie przez polecenie bywa bardzo trudne do zrealizowania. Co więcej jest to obszar, który może pozytywnie wpłynąć na Candidate Experience oraz wizerunek pracodawcy.
Chcesz realizować skuteczne procesy rekrutacyjne? Jako agencja rekrutacyjna IT chętnie podzielimy się swoim doświadczeniem i wiedzą i pomożemy Ci znaleźć najbardziej dopasowanych specjalistów IT.