Zanim rozpoczniesz projekt outsourcingu oprogramowania lub procesu rekrutacji IT, powinieneś rozważyć podpisanie NDA, czyli umowy o zachowaniu poufności. Czym jest NDA, dlaczego jest ważna w outsourcingu oprogramowania i jak ją przygotować?
Czym jest NDA?
Umowa o zachowaniu poufności, zwana także NDA (Non-Disclosure Agreement), to umowa przedstawiająca zobowiązanie się stron lub jednej ze stron, do zachowania w tajemnicy ściśle określonych informacji poufnych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa).
Czym jest NDA w outsourcingu oprogramowania?
Istnieją dwa podstawowe rodzaje umów o zachowaniu poufności w outsourcingu oprogramowania:
- Unilateral NDA – tylko jedna ze stron wyraża zgodę na ochronę informacji otrzymanych od drugiej strony. Jest to najczęstszy rodzaj umowy o zachowaniu poufności, który umożliwia firmom ochronę ich informacji biznesowych lub strategicznych.
- Mutual NDA — obie strony zgadzają się na wzajemną ochronę poufnych informacji. Podczas tworzenia oprogramowania, wzajemna umowa NDA może chronić zarówno informacje strategiczne firmy, jak i informacje technologiczne kontrahenta.
Zawieranie umowy NDA nie jest obowiązkowa w outsourcingu oprogramowania lub procesach rekrutacyjnych. Jednak tego rodzaju umowa pomaga chronić innowacyjne projekty firmy, tajemnice handlowe, strategie biznesowe i inne wrażliwe informacje (związane z finansami, marketingiem, polityką HR itp.). Takie działanie jak podpisanie umowy NDA z kontrahentami, firmami zewnętrznymi lub nowo zatrudnionymi pracownikami ogranicza ryzyko upublicznienia informacji poufnych.
Outsourcing oprogramowania w ramach umowy o zachowaniu poufności
Jak więc przygotować umowę o zachowaniu poufności? Jakie informacje muszą być zawarte w umowie NDA?
1. Nazwa stron
Chociaż jest to oczywista część każdej umowy, to w NDA ma ona szczególne znaczenie. Umowa musi precyzować, kto otrzymuje poufne informacje i ma obowiązek je chronić. Dlatego w przypadku współpracy z firmą programistyczną warto wymienić wszystkich członków zespołu, którzy mogą wymagać dostępu do wrażliwych informacji, takich jak graficy, projektanci UX, menedżerowie produktu lub account managers itp.
2. Definicja informacji poufnych
Nie każda informacja przekazana partnerowi biznesowemu lub kontrahentowi jest poufna. Umowa o zachowaniu poufności powinna dokładnie określać, jakiego rodzaju informacje są uważane za wrażliwe i jakiej formy komunikacji dotyczą (ustnej lub pisemnej).
3. Zakres wykorzystania informacji poufnych
Poufne informacje nigdy nie są udostępniane bez powodu – zwykle ujawniane są w celu wykorzystania ich do wykonywania wymaganych zadań. Umowa NDA może być wówczas użyta do ograniczenia zakresu wykorzystania informacji poufnych, np. tylko do zadań niezbędnych do realizacji projektu.
4. Czas trwania umowy
Czas trwania umowy nie powinien być nieograniczony. Zwykle określa się go jako okres od 2 do 5 lat. Ponadto umowa o zachowaniu poufności może stać się nieaktywna w przypadku upublicznienia informacji uważanych za poufne.
5. Odpowiedzialność za szkody finansowe
Aby jeszcze skuteczniej chronić wrażliwe informacje, ustala się kary umowne, które kontrahent zobowiązany jest zapłacić w przypadku naruszenia umowy.
6. Wyjątki
NDA może również sprecyzować przypadki, w których informacje nie mogą być traktowane jako poufne, a ich ujawnienie nie może zostać pociągnięte do odpowiedzialności. Na przykład może być to stosowane, gdy jej opublikowanie jest wymagane przez władze w celu przeprowadzenia dochodzenia prawnego lub gdy strona otrzymująca uzyskała dostęp do informacji od strony trzeciej, która nie była związana umową NDA.
Wskazówki dotyczące NDA, w kontekście outsourcingu IT
Dlatego zanim przystąpisz do pisania umowy o zachowaniu poufności, mamy dla Ciebie kilka wskazówek:
- Sprawdź, czy podpisanie umowy NDA jest niezbędne. W przypadku prostych projektów, które nie wymagają udostępniania wrażliwych informacji, nadmiar aspektów związanych z legalnością może poważnie spowolnić proces.
- Zabezpiecz swoje poufne informacje samodzielnie. W przypadku ujawnienia informacji po Twojej stronie umowa NDA staje się nieskuteczna.
- Zbierz dowody naruszeń umowy. W celu wyegzekwowania odszkodowania będziesz zobowiązany udowodnić kontrahentowi naruszenie umowy.
Jeśli jesteś zainteresowany outsourcingiem tworzenia oprogramowania lub szukasz firmy, która pomoże Ci w tym zakresie, to jesteś we właściwym miejscu. Jako agencja rekrutacyjna IT, chętnie Ci pomożemy i zapewnimy usługi outsourcingu IT, zabezpieczone wszystkimi odpowiednimi umowami i kontraktami. Skontaktuj się z nami!