Nie jest odkryciem stwierdzenie, że ludzie są najważniejszą częścią organizacji oraz jej najmocniejszym zasobem. Zatrudnienie wielu nowych pracowników w krótkim czasie często może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy HR Manager musi to zrobić samodzielnie. Tak zwana „rekrutacja wolumenowa” zdecydowanie jest wymagająca, ale zastosowanie odpowiednich taktyk może przekształcić ją w świetną inwestycję – ostatecznie firmy rozwijają się tylko wtedy, gdy mają odpowiednich pracowników. Aby móc wykonać zadanie i uzyskać odpowiednie wyniki, rekruter powinien mieć dobrze zdefiniowany proces i korzystać z dobrze dopasowanych narzędzi. Jakie strategie powinna zawierać rekrutacja wolumenowa, aby była skuteczna? Jaką rolę może odegrać agencja rekrutacyjna w tym procesie? Czytaj dalej, aby się tego dowiedzieć!
Charakterystyka zatrudniania wolumenowego
Jak sama nazwa wskazuje, rekrutacja wolumenowa oznacza zatrudnianie dużej liczby osób w ograniczonym czasie. Nie ma dokładnej liczby, która definiuje ten termin, najlepiej opisać go jako proces zatrudniania znacznie większej liczby osób niż zwykle. Oczywiście liczba ta będzie się różnić w zależności od wielkości danej firmy – i powinno być intuicyjnie jasne, że strategie o dużym wolumenie są rzadko stosowane przez małe firmy.
Według TalentLyft (firma tworząca oprogramowanie do pozyskiwania kandydatów), rekrutacja wolumenowa jest zwykle używana:
- W określonych porach roku w celu przygotowania się do sezonu (dla firm sezonowych).
- Podczas otwarcia nowych oddziałów firmy.
- Gdy organizacja nagle się rozwija i potrzebuje więcej rąk do pracy (często po zastrzyku kapitału; jako kolejna inwestycja).
- Gdy branża doświadcza nagłego wzrostu (np. KPMG w Indiach stara się zatrudnić 1000 pracowników w obszarach transformacji cyfrowej, przechowywania w chmurze i bezpieczeństwa danych, ze względu na przyspieszenie cyfryzacji spowodowane częściowo pandemią COVID-19).
Zadaniem rekrutera wolumenowego jest identyfikacja wysokiej jakości kandydatów i powiązanie ich z odpowiednimi stanowiskami na większą skalę niż standardowa. Długość tego procesu często zależy od branży, w której działa firma. W branży IT, np. budując grupę programistów, rekruterzy powinni posiadać wysoce wyspecjalizowaną i dogłębną wiedzę, aby dokonać wnikliwej oceny kandydatów pod kątem ich umiejętności twardych oraz miękkich.
4 zasady optymalizacji procesu
„Chcę zatrudnić 17 programistów Java w ciągu najbliższych 2 miesięcy, czy możecie mi pomóc?” – to słowa jednego z naszych klientów kilka miesięcy temu. Jak nam, jako agencji rekrutacyjnej i firmie świadczącej usługi outsourcingu pracowników IT, udało się odnieść sukces?
Z naszego doświadczenia wynika, że aby przedstawić klientowi od 2 do 5 dobrze dopasowanych do jego potrzeb profili, rekruter nierzadko musi skontaktować ponad 500 osób. Bardzo łatwo wyobrazić sobie, z jakim nakładem pracy wiąże się takie zajęcie. W związku z tym, żeby rekrutacja wolumenowa była w stanie osiągnąć zamierzony cel, niezbędna jest optymalizacja czasu, którą można przeprowadzić na wiele różnych sposobów. Oto kilka punktów, które są kluczowe podczas planowania:
✅ 1. Planuj rozsądnie
Ponieważ czas ma duże znaczenie w rekrutacji wolumenowej, ważne jest, aby zarządzać wszystkimi działaniami w mądry sposób. Wiedza o tym, jak długo trwa każdy etap rekrutacji, pomoże Ci zobaczyć, gdzie stoją przeszkody spowalniające go, umożliwiając dalszą optymalizację procesu.
Wskaźnik czasu zatrudnienia (ang. time to hire metric) (czas, jaki upłynął między wzbudzeniem zainteresowania kandydata a przyjęciem przez niego oferty) jest jednym z kluczowych mierników, na które należy zwrócić uwagę. Jest to wyraźny wyznacznik tego, jak dobrze/źle sprawdzają się Twoje wysiłki związane z zatrudnieniem. Warto pamiętać, że standardowy proces rekrutacyjny w branży IT, który składa się z 1 etapu ze strony agencji oraz 2 etapów ze strony klienta, średnio kończy się wypełnieniem wakatu w przeciągu 2-3 tygodni. Według danych Relevant, firmy zajmującej się outsourcingiem rozwoju oprogramowania, średni czas przeznaczony na zatrudnienie programistów to 3+ tygodnie na stanowisko Juniora, 5+ tygodni na Mida i 6+ tygodni na Seniora. Niemniej jednak, nie oznacza to, że tego procesu nie można wykonać sprawniej; zależy to jednak od wielu czynników, takich jak np. wielkość zespołu rekrutacyjnego, specjalizacja poszukiwanych kandydatów czy charakter i (często finansowa) atrakcyjność oferty.
👉 Bardziej szczegółowo opisaliśmy, co powinien obejmować skuteczny plan rekrutacyjny w artykule „Rekrutacja pod presją czasu – 5 skutecznych strategii”.
✅ 2. Znaj szczegóły stanowiska
Rekruterzy powinni mieć dogłębne informacje na temat niezbędnych umiejętności idealnych pracowników, zanim przejdą do publikowania oferty pracy. Po komunikacji z HR Managerem konieczne jest zawężenie zakresu obowiązków kandydata i umiejętności niezbędnych do ich wykonania. Trzymanie ich z tyłu głowy przy kolejnych krokach sprawi, że przyciągniesz kandydatów spełniających wszystkie niezbędne kryteria.
Przyciąganie wielkich talentów jest także możliwe poprzez tworzenie ofert pracy w sposób, który przemawia do osób, które chcesz zatrudnić. Unikaj pozostawiania miejsca na luźną interpretację; przy zatrudnianiu dużej liczby pracowników czas jest cenny – lepiej nie marnować go na próby wyjaśnienia lub ponownego wyjaśnienia aspektów danego stanowiska potencjalnym kandydatom. Tworzenie wysokiej jakości ofert pracy, które będą przemawiać do poszukiwanych specjalistów IT, również zwiększa szanse na nawiązanie kontaktu z pożądanymi osobami.
Co więcej, ponowne odkrywanie talentów (przeszukiwanie poprzednich aplikacji z bazy danych CV) może być świetnym sposobem na optymalizację procesu rekrutacji. Gwarantuje to, że rekruterzy mogą szybko i sprawnie uzyskać dostęp do bazy odpowiednich aplikacji, która może im pomóc w obsadzeniu dużej liczby wakatów. Jednym z wielu powodów, dla których warto ponownie odwiedzić profile byłych kandydatów, jest to, że jest bardzo prawdopodobne, że w przeszłości niektóre z ich profili wyglądały obiecująco, ale np. umiejętności nie były idealnie dopasowane do stanowiska, na które aplikowała dana osoba. Jeśli chcesz zatrudnić wiele osób, prawdopodobnie będziesz musiał zapełnić różnorodne role. Może ich umiejętności świetnie pasują do jednego ze stanowisk obecnie czekających na zapełnienie?
✅ 3. Przeszukaj źródła pozyskiwania kandydatów
Źródła pozyskiwania kandydatów to bardzo obszerny temat. Jeśli chcesz poznać 7 najskuteczniejszych źródeł, przeczytaj nasz artykuł poświęcony temu tematowi.
Przede wszystkim należy pamiętać o job boardach:
Warto również korzystać z wszelkich portali społecznościowych, takich jak:
Oprócz tego, doskonałym miejscem do znalezienia kandydatów jest GitHub. Warto również pamiętać o wszystkich wydarzeniach branżowych, takich jak targi pracy i konferencje, np:
W tym wszystkim, przy tym ogromnym dostępie do informacji, nie należy zapominać o własnej bazie, którą mamy w firmie, jak i o posiadanym networku. Taki kandydat z którym się znamy, z którym zachowaliśmy dobrą relację, który ciepło nas wspomina – będzie skłonny do wzięcia udziału w procesie ze względu na nas i na to jak dobrze nas pamięta. Poza tym jest to kandydat, z którym mamy bezpośredni kontakt. Możemy do niego zadzwonić, czy napisać maila. Niekoniecznie musimy przechodzić przez cały żmudny proces pozyskiwania kontaktu do kandydata.
✅ 4. Używaj odpowiednich technologii
Współczesne czasy wymagają nowoczesnego podejścia do procesu rekrutacji. Poszukiwanie potencjalnych kandydatów przez stanie na ulicy z megafonem raczej nie przyniesie pomyślnego rezultatu. Zamiast tego powinieneś korzystać z postępów technologicznych, które sprawiły, że kontakt między rekruterami a kandydatami jest szybszy, mniej kosztowny i bardziej dostępny. Obecna technologia umożliwia rekrutację znacznej liczby pracowników w stosunkowo krótkim czasie.
Programowe rozwiązania w rekrutacji i ich systemy śledzenia aplikacji (ang. Application Tracking System – ATS) mogą pomóc w pozyskiwaniu kandydatów, np. dając Ci przegląd w czasie rzeczywistym wszystkich kandydatów w jednym miejscu, nawet jeśli proces poszukiwania odbywa się przy użyciu różnych kanałów. Ponadto, pomaga śledzić on status kandydatów na wszystkich etapach procesu rekrutacji. W przypadku rekrutacji wolumenowej zaleca się skrócenie lejka rekrutacyjnego, na przykład poprzez zmniejszenie liczby rozmów kwalifikacyjnych i zadań rekrutacyjnych, które są obecne w tradycyjnym procesie. Dodatkowo, obecna sytuacja na świecie pokazała nam, że organizowanie spotkań online jest świetnym rozwiązaniem, które pozwala zaoszczędzić czas (przeznaczany w przeszłości np. na dojazd do miejsca spotkania) tym samym nie tracąc na jakości rozmowy.
Na podstawie badania przeprowadzonego przez firmę Ideal, menedżerowie HR twierdzą, że tracą średnio 14 godzin tygodniowo, ponieważ muszą ręcznie wykonywać zadania, które można zautomatyzować. Sztuczna inteligencja może naprawdę zaoszczędzić czas na różnych etapach procesu rekrutacji, zwłaszcza podczas sprawdzania, pozyskiwania i dopasowywania kandydatów. Dzięki rekomendacjom AI możliwe jest skontaktowanie się z najbardziej odpowiednimi kandydatami i szybsze zapełnienie wolnego stanowiska. Oto kilka przykładowych platform, które pozwalają zautomatyzować proces rekrutacji:
Warto pamiętać, że nawet kiedy musisz zatrudnić wiele osób podczas intensywnej rekrutacji, nigdy nie powinieneś iść na kompromis w kwestii jakości zatrudnienia. Trzeba też utrzymywać regularny kontakt z osobą, a nie tylko z narzędziem, a znaczenie tego typu relacji rośnie wprost proporcjonalnie do etapu rekrutacji. Ważne jest, aby wybrać odpowiednią platformę bazującą na AI, a jeśli nie masz co do niej pewności, możesz najpierw spróbować użyć jej w jednej z części procesu rekrutacyjnego.
✅ 5. Buduj markę pracodawcy
Budowanie wizerunku pracodawcy (ang. employer branding, EB) to sposób, w jaki przyciągasz i angażujesz uwagę potencjalnych pracowników. Zamiast mówić, jaka “fajna” jest Twoja firma, EB polega na dzieleniu się autentyczną historią o tym, jak to jest być częścią organizacji i jak można pracować nad wypełnieniem jej misji i wizji. Używając go we właściwy sposób, możesz zachęcić kandydatów, którzy myślą i czują się adekwatnie do kultury Twojej firmy.
Według badań przeprowadzonych przez LinkedIn, 75% kandydatów bierze pod uwagę markę pracodawcy jeszcze przed złożeniem podania o pracę. Ponadto pracodawcy, którzy wykorzystali strategię brandingową, aby pomóc im w rekrutacji, zatrudniali kandydata jedno- lub dwu-krotnie szybciej niż dotychczas i zauważyli 50% wzrost liczby wykwalifikowanych kandydatów ubiegających się o stanowisko. Ten rodzaj skuteczności jest kluczowy w przypadku rekrutacji wolumenowej.
Wydawać by się mogło, że nie jest to aż tak istotne, jeśli chodzi o rekrutację programistów, dla których „Używane języki, frameworki i inne technologie” są najważniejszym czynnikiem w pracy. Jednak według raportu Stack Overflow z 2020 r., „Środowisko biurowe lub kultura firmy” jest na drugim miejscu. Można więc śmiało stwierdzić, że odpowiednie budowanie marki pracodawcy przyczynia się do sukcesu całego procesu rekrutacyjnego.
Jako inspirację można potraktować SurveyMonkey, firmę z platformą do tworzenia ankiet, która świetnie wykorzystuje referencje pracowników do tworzenia pozytywnego wizerunku organizacji. Jako przykład ich działalności w obszarze EB, polecamy zobaczyć post opublikowany na LinkedIn z okazji Dnia Kobiet.
Z budowaniem marki pracodawcy bardzo dobrze radzi sobie też Cisco, m.in. poprzez przedstawianie kultury firmy w oryginalny sposób – tak jak chociażby w dniu Świętego Patryka, podczas którego pracownicy Irlandzkiego oddziału zorganizowali wirtualny festiwal z okazji tego wydarzenia.
Istotną częścią efektywnego EB jest również strona “Kariera”. Zachęcającą i przejrzystą stronę ma Khoros – firma oferująca platformę i usługi związane z Customer Experience. Oferty pracy są posortowane względem lokalizacji biura, wartości organizacji są jasno opisane, a odnośniki umożliwiające lepsze poznanie zespołu są dostępne za “jednym kliknięciem”.
Rola agencji rekrutacyjnej w procesie
Przyciąganie wykwalifikowanych kandydatów, przeglądanie setek życiorysów i wykonywanie wielu rozmów sprawdzających jest niezwykle pracochłonne. W celu optymalizacji procesu możesz zwrócić się o pomoc do agencji rekrutacyjnej.
Agencje rekrutacyjne, szczególnie te z sektora IT, mają duże pule talentów z już wstępnie sprawdzonymi i wcześniej wybranymi potencjalnymi pracownikami. Agencje przeglądają CV i rozmawiają z kandydatami, którzy zostaną poddani Twojej ocenie, dzięki czemu nie będziesz musiał przeglądać wielu profili i aplikacji, aby znaleźć tych kilkanaście odpowiednich.
Ponadto, jednym z największych wyzwań w rekrutacji wolumenowej jest utrzymanie dobrego doświadczenia kandydata (ang. candidate experience). Czasami zdarza się, że podczas szybkiego przesiewu osób, po odrzuceniu kandydata na etapie oceny, możesz zapomnieć o kontynuowaniu z nimi i zdecydować się przejść do innych, bardziej pilnych zadań. Rekruterzy w dobrej agencji zadbają o kontakt z kandydatami przez cały proces, dzięki czemu reputacja marki pracodawcy nie będzie zagrożona.
Podsumowanie
Rekrutacja wolumenowa stanowi wyjątkowe wyzwanie dla organizacji, które często zastanawiają się, jak znacznie zwiększyć liczbę zatrudnionych, jednocześnie nie obniżając jakości kandydatów. Pomimo tego wyzwania, przygotowując plan działania,robiąc research, wykorzystując obecne zasoby i technologie, oraz odpowiednio komunikując markę swojego pracodawcy, możesz konsekwentnie osiągać cele związane z zatrudnieniem i doskonalić sztukę rekrutacji wolumenowej.
Potrzebujesz zatrudnić wielu specjalistów IT? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zatrudnić najlepszych.